Elements clés
Contexte
Fin 2016, la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP) de la Haute Vienne, dans le cadre de son rôle de rédacteur et de coordinateur du schéma départemental de la domiciliation, a invité les CCAS du département à répondre à une enquête sur la domiciliation.
Ce questionnaire avait pour objectifs de savoir comment l’obligation de domiciliation était appliquée et l’activité qu’elle représentait pour les CCAS. La DDCSPP s’est alors rendu compte en analysant les résultats que beaucoup de communes étaient très démunies dans leur pratique.
En janvier 2017 les CCAS et de nombreux acteurs sociaux associatifs et institutionnels (la CAF, la CPAM, des associations d’accueil de jour et celles qui accueillent les personnes étrangères (le CADA), le Secours Populaire, le Secours Catholique…) ont été réunis à la première réunion de préparation du Groupe de Travail « Schéma domiciliation » animé par la DDCSPP. C’est alors qu’a commencé un vaste travail de réflexion et de partage d’expériences sur ce sujet, à l’échelle départementale. Concertations, réunion d’échanges et de pratiques autour de cette loi, etc. ont été organisés afin :
- d’améliorer la connaissance des besoins et la couverture territoriale,
- de mettre en place une information/formation adaptée aux besoins et disponibilités des organismes,
- d’améliorer la qualité et l’harmonisation du service rendu en favorisant les échanges et pratiques.
« Les réunions de la DDCSPP ont permis de se connaître et de se comprendre, et de faire en sorte que tout le monde rentre dans le cadre légal. On a gagné du temps en travaillant ensemble. Cela m’a permis d’être plus professionnelle dans la présentation de ce dispositif auprès du Conseil d’Administration du CCAS et dans l’application de celui-ci. », témoigne Véronique Chatard, Responsable Service CCAS.
Ces réunions ont été l’occasion pour les CCAS de se rencontrer et de partager des outils, mais aussi de rappeler l’obligation à tous les organismes de renvoyer un rapport de leur activité de domiciliation sur la base d’un document unique adressé à chaque CCAS.
« Pour ma part, j’ai souhaité rencontrer les 2 organismes agréés par la DDCSPP, raconte Véronique Chatard :
- Ma Camping 87 : une aire d’accueil des gens du voyage existe sur le territoire (gérée par la Communauté de Communes du Val de Vienne). Nous avons appris à travailler ensemble avec le Travailleur Social de Ma Camping 87.
- L’Association de Réinsertion Sociale du Limousin qui dispose de l’agrément pour les personnes hébergées dans le cadre du dispositif d’hébergement d’urgence, hors durée très courte, et accompagnée par le centre d’hébergement et de réinsertion sociale du centre de jour de Limoges. Parallèlement, j’ai souhaité rencontrer et échanger avec la responsable du service domiciliation du CCAS de Limoges – commune de plus de 130 000 habitants et la plus importante du Département - pour mieux comprendre leur fonctionnement, les orientations faites avec les organismes agrées. Ces rencontres se sont avérées très pertinentes ».
Description
Principaux objectifs
- Répondre à l’obligation légale de domiciliation,
- Répondre à la volonté de la DDCSPP d’harmoniser les pratiques et les conditions de domiciliation,
- Connaître les organismes agréés par le Préfet, à domicilier (MA Camping pour la communauté des gens du voyage, l’ARSL pour les personnes suivies socialement par cette association) et comment travailler ensemble,
- Informer et sensibiliser le Conseil d’Administration du CCAS sur ses obligations et travailler sur un règlement intérieur afin que les obligations de part et autres soient bien identifiées.
Présentation de l'action
Création des outils et d’une procédure de la domiciliation
Le CCAS de Limoges a partagé ses outils et process avec le CCAS d’Aixe sur Vienne, afin que ce dernier s’en inspire et les adapte (listes de pièces justificatives à fournir, modèles-types d’attestation d’hébergement que les personnes n’avaient plus qu’à compléter, …).
La responsable du CCAS d’Aixe sur Vienne a ensuite écrit un règlement intérieur spécifique à la domiciliation à insérer dans son règlement intérieur général qu’elle a proposé à Juliette Boureau, la responsable thématique ad hoc de l’UNCCAS pour relecture puis soumis au Conseil d’administration du CCAS avec les annexes et les modèles CERFA.
« Je me suis beaucoup appuyée sur les outils de l’UNCCAS et notamment le guide pratique de la domiciliation et la fiche Réforme de la domiciliation : décryptage et positionnement de l'UNCCAS », Véronique Chatard.
Les modalités de gestion du courrier ont quant à elles été coconstruites en lien avec le personnel de l’accueil de la mairie « qui a une grande capacité d’adaptation, une sensibilité sociale et une volonté de participer aux différentes réflexions d’organisation entre le service accueil et le CCAS », selon Véronique Chatard.
Le parcours de la personne accueillie
- La personne se présente à l’accueil de la mairie (partagé avec celui du CCAS),
- Les agents de l’accueil lui proposent un rendez-vous, lui donnent la liste des pièces justificatives à fournir et lui remettent le Cerfa n°15548*02 de demande, complété avec une proposition de rendez-vous,
- La personne a rendez-vous avec la responsable du CCAS :
o Les pièces justificatives sont étudiées avec la personne.
o Lors de l’entretien, lui sont demandés ses liens avec la commune, ce qu’elle faisait avant…
Pour Véronique Chatard, « c’est aussi l’occasion d’informer la personne sur ses droits, de faire le lien avec les autres services sociaux ou médico-sociaux ». - Son dossier passe en commission (mensuelle).
- La responsable du CCAS, qui avait donné rendez-vous le lendemain de la commission, reçoit le demandeur pour l’informer de la décision. En cas d’accord de domiciliation, elle délivre à la personne l’attestation d’élection de domicile, lui présente le règlement intérieur à signer (mentionnant les obligations du CCAS et du demandeur ainsi que les horaires d’ouverture de l’accueil, etc.) et lui présente le personnel de l’accueil en précisant que c’est ici, auprès de ces personnes que le courrier sera récupéré sur présentation d’une pièce d’identité (la domiciliation étant nominative).
- A chaque réception d’un courrier, celui-ci fait l'objet d'un enregistrement.
Quand la personne domiciliée vient récupérer son courrier, celui-ci est remis contre signature sur sa fiche individuelle d’enregistrement. Cet outil donne une traçabilité du courrier et permet de vérifier que la personne s’est manifestée dans un délai de 3 mois. - Les personnes sont informées environ 2 mois avant la fin de leur domiciliation que celle-ci arrive à terme, afin que si elles souhaitent faire une demande de renouvellement, celle-ci puisse se faire sans interruption entre les deux. Il faut en effet compter 2 mois de délais de réponse.
Le process de la réception et d’enregistrement du courrier
- Le courrier arrive en mairie puis est transmis dans chaque service.
- Un premier enregistrement du courrier des personnes domiciliées est fait par l’agent d’accueil de la Mairie.
- Cet agent procède à l’enregistrement des courriers sur la fiche individuelle (date de réception, nom de l’expéditeur (si visible).
o Si plusieurs courriers sont reçus avant la venue de la personne, ils sont numérotés.
o Si un avis de passage d’un recommandé est enregistré, le destinataire est contacté par téléphone.
o Si la personne appelle, la date de l’appel est recensée sur sa fiche individuelle (permet d’évaluer le délai de 3 mois sans contact). - Quand les domiciliations arrivent à terme, un post-it « penser à renouveler la domiciliation » est déposé sur la fiche individuelle
Si un courrier est reçu alors que la personne n’est pas domiciliée, celui-ci est renvoyé à l’expéditeur avec la mention suivante : « PND (pli non distribué) -restitué à la Poste à (lieu), le (date), par (nom de l’organisme) ». Il en va de même à l’échéance de l’élection de domicile et en l’absence de présentation de la personne.
Les colis ne sont pas acceptés faute de place.
Les outils de la domiciliation
- Le règlement et ses annexes ;
- Le dossier numérique « domiciliation » est disponible sur le réseau interne auquel les personnels de l’accueil ont accès. Le règlement intérieur, les CERFA et les pièces annexes y sont disponibles ;
- Les courriers et les fiches individuelles sont rangés dans un gros classeur rangé à l’accueil de la Mairie ;
- Une attestation de demande de résiliation a été créée, prête à remplir complétée (raison de cette demande, date et nouvelle adresse) et à signer.
Moyens humains
1 CESF (0.6 ETP) + un agent d’accueil pour :
- le 1er contact et la prise de rendez-vous avec la CESF,
- l’enregistrement des courriers (264 en 2017),
- a remise de courrier (94 passages en 2017).
Moyens matériels
outil informatique, classeur de rangement du courrier...
Coût total de l'opération
évaluation à 30h de travail/an (sans compter toute la phase préparatoire à l’application de cette procédure)
Partenaires opérationnels
- La Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP) : animation du schéma départemental de la domiciliation, partage des pratiques…
- Macamping87 (accompagnement des gens du voyage à l’aire d’accueil, orientation de personnes) : échange sur des situations individuelles et aide à l’accompagnement,
- Organismes qui orientent des personnes vers le CCAS pour la domiciliation :
- Mission Locale Rurale : orientation de certains jeunes,
- Assistants sociaux du conseil départemental (information et orientation des personnes),
- Centre de reconversion professionnelle de la commune pour les personnes reconnues personnes handicapées.
Les outils pour évaluer l'action
Rapport d’activité de domiciliation des personnes sans domicile stable (conforme à l’instruction n°DGCS/SD1B/2016/188 du 10 juin 2016) demandé par la DDCSPP chaque année.
Bilan
- En 2015 et 2016, 5 personnes ont été domiciliées.
- En 2017, le CCAS a procédé à 9 domiciliations et l’accueil de la Mairie a enregistré 94 passages liés au courrier et 264 courriers reçus.
Parmi les 9 personnes domiciliées en 2017, on retrouve :
- des personnes issues de la communauté de gens du voyage stationnant sur l’aire d’accueil ou sur des terrains familiaux,
- une « artiste nomade » ,
- une personne en reconversion professionnelle,
- une personne hébergée en attente de logement sur la commune.
« Par ailleurs, il nous est arrivé de domicilier des personnes ayant un domicile sur la commune afin de faciliter leur démarche de séparation ou/et de recherche de logement et/ou d’accompagnement social/juridique (ex : violence conjugale) », raconte Véronique Chatard.
Observations
Véronique Chatard témoigne : « étant seule professionnelle au CCAS et de ce fait parfois un peu démunie au niveau information/formation et prise de recul professionnel, depuis plusieurs années, avec 3 autres CCAS/CIAS nous avons décidé avec l’accord de notre hiérarchie de nous réunir 1 fois/semestre pour :
- échanger sur nos pratiques professionnelles,
- aborder l’actualité juridique et son application concrète,
- partager nos outils,
- connaître de nouvelles structures émergentes, approfondir nos connaissances sur des thématiques ».
La domiciliation a été l'une des thématiques travaillées de manière collaborative avec les différents partenaires. Les rencontres avec le CCAS de Limoges, Ma Camping 87 et l’ARSL, ont pu simultanément afin de ne pas mobiliser plusieurs fois ces interlocuteurs pour le même sujet. « Nous sommes confrontés aux mêmes difficultés, notamment à celle des communes n’ayant pas de CCAS et ne répondant pas à leurs obligations. Ces constats sont transmis auprès de la DDCSPP qui nous épaule et essaie d’améliorer la couverture de cet accès aux droits », ajoute la responsable du CCAS d'Aixe-sur-Vienne.
Par ailleurs, l’implication des personnels de la mairie dans l’évolution du process et dans la gestion de la domiciliation (information de premier niveau, réception du courrier,…) a permis de faire évoluer positivement la pratique de la domiciliation.
Photo : Wikimedia Commons / Anne V