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Fiche d'expérience

WinMad ou comment sécuriser, par l’outil informatique, nos pratiques

WinMad ou comment sécuriser, par l'outil informatique, nos (...)

Contexte

La loi du 2 janvier 2002, a réaffirmé les droits fondamentaux des usagers et notamment dans le cadre de la prise en charge et de l’accompagnement individualisé, où l’accent a été mis sur le respect du consentement éclairé de la personne.
L’application de cet impératif s’est traduit par la conclusion d’un contrat de prestation entre l’usager et le service.
Le respect du cadre règlementaire a été l’élément déclencheur de la création de l’application « WinMad » au CCAS de Pantin . En effet, comment concilier les exigences règlementaires à celles des moyens humains affectés à la gestion administrative du service, tout en sécurisant les étapes de la procédure de prise en charge ?
La particularité d’un service d’aide à domicile est, par définition, l’intervention au domicile du bénéficiaire, lequel domicile devient de fait, un poste de travail pour l’agent d’intervention. Cette multitude de postes de travail au sein du CCAS génère souvent des difficultés d’information et de transmission, alors que le public cible de l’action est un public fragile. Le professionnalisme, la rigueur et le savoir-faire permettent le plus souvent de palier la singularité de ce secteur.
Cependant, la mise en place du contrat de prestation a été l’occasion de revoir et de redéfinir toute les procédures qui jalonnent la prise en charge de la personne âgée ou en situation de handicap. Un cahier des charges a donc été rédigé, associant toute l’équipe pluridisciplinaire du service, pour concevoir une application informatique adaptée et simple d’utilisation. Cette application, déclinée sur les postes de travail informatiques, permet à l’ensemble du service de partager des informations et simplifie les process de travail, dans le souci constant de la personne prise en charge. Ainsi le fil conducteur de toutes les activités et actions du service du maintien à domicile est celui de la sécurisation des pratiques professionnelles à tous les points saillants de la chaine d’exécution.

Dans cet esprit, Winmad a été développé pour :
- la rédaction du contrat de prestation et son suivi dans le temps,
- établir le devis de prestation,
- la gestion des clés du domicile des usagers,
- la gestion de l’argent des bénéficiaires.

Description / Fonctionnement de l'action

Pour atteindre l’objectif d’une meilleure prise en charge de l’usager, dans l’esprit de la loi du 2 janvier 2002, l’application informatique devait répondre à 3 exigences :
- sécuriser les étapes de production,
- limiter la charge de travail par une reprise systématique des informations numérisées,
- fonctionner simultanément en « multipostes ».

Ainsi, la saisie des contrats de prestation, de leurs avenants, l’édition et la diffusion du contrat et de son renouvellement sont assurées pour chaque usager dans une prise en charge globale et personnalisée. 
Dans cette même configuration, un devis personnalisé des prestations est intégré à l’application pour répondre aux questions légitimes que posent les usagers sur la tarification.
La prise en charge de personnes dépendantes, qui ne sont plus en mesure d’assurer seules leur quotidien et dans l’incapacité de valider les opérations financières, oblige les intervenants au domicile à la manipulation d’argent pour régler la problématique de la gestion des courses d’appoint. En effet, la famille ou les tuteurs ne peuvent se déplacer chaque jour au domicile pour confier l’argent et s’assurer du bon usage qui en est fait par l’intervenant. C’est pourquoi, devant cette nécessité de pourvoir aux besoins alimentaires de la personne prise en charge, une gestion financière plus encadrée et plus rigoureuse devenait indispensable pour protéger à la fois l’usager et l’intervenant.
Aujourd’hui, le dépôt mensuel de liquidité par le représentant (famille, tuteur), son retrait par l’intervenant et la validation du rendu de monnaie par la responsable sont organisés au sein du service. Chaque étape est consignée via « WinMad ». Cela permet le suivi personnalisé des usagers et de répondre à tout contrôle éventuel. Cette action participe de la qualité des relations entre l’usager, l’intervenant, le service et les partenaires externes.
Fort de cette expérimentation réussie, le SSAD l’a étendue à la gestion des clés des usagers, pour qui l’accès au domicile devenait problématique en raison de leur perte d’autonomie. Pour pallier cette difficulté, et rassurer l’usager quant à la sécurisation des clés, une procédure très stricte a été pensée pour prendre en dépôt et en gestion les clés du domicile des usagers. Ainsi, un module informatique supplémentaire a été conçu par le service informatique de la Ville de Pantin répondant parfaitement au cahier des charges établi par le service du maintien à domicile. Ce module permet de formaliser le dépôt et le retrait des clés avec l’usager et son représentant. Les clés sont rendues anonymes par un système de codage interne au service dans un souci de sécuriser les biens et les personnes en cas de perte ou de vol.

Bilan

L’outil développé en interne, outre sa réalisation à moindre coût, est parfaitement adapté aux besoins et exigences du service. Cette « personnalisation » de l’outil est, pour le CCAS de Pantin et ses agents, le gage d’un service de qualité rendu aux pantinois.
Ces ajustements et mises à jour régulières en font un outil efficient. Au-delà même du résultat, cette expérience a incontestablement rapproché les services et encouragé les transversalités au sein de la structure.
Le succès de cet outil renforce le postulat selon lequel des procédures partagées et sécurisées sont des atouts indispensables au management des structures de maintien à domicile. La difficulté de l’entreprise réside dans la pérennité de la maintenance d’un produit développé en interne.

Moyens

Moyens humains :
- 1 informaticien,
- le directeur adjoint chargé des services de maintien à domicile.
La valorisation du temps passé des deux acteurs constitue l’essentiel du budget dédié.

Les partenaires

Partenaires opérationnels

Aucun

Ils financent l'action

Aucun

Les observations du CCAS/CIAS

Ce concept simple permet de sécuriser toutes les étapes d’une procédure par l’utilisation de l’outil informatique.

L’originalité du projet réside dans la réponse adaptée qu’il apporte aux exigences réglementaires, à la transparence qu’il confère à des procédures, jusqu’alors insuffisamment rigoureuses.

Cette application peut être intégrée dans les logiciels métiers et transposable dans tous les services d’aide à domicile.

Photo : Wikimedia Commons / Pline

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