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Fiche d'expérience

Un temps de coordination pour les aides à domicile

Un temps de coordination pour les aides à domicile

Dans le cadre de la loi du 2 janvier 2002, le CCAS de Tourcoing a engagé une démarche d’amélioration de son service d’aide a domicile et a inclus un temps de coordination obligatoire pour tous ces agents à domicile. Ce temps, variable, est considéré comme du temps de travail effectif et est rémunéré. Il permet d’optimiser la prise en charge des bénéficiaires par une meilleure transmission des informations et une meilleure gestion des plannings et permet de proposer une solution adaptée au poids que peuvent représenter certaines prises en charges.

Contexte

Depuis les années soixante, pour répondre aux besoins des retraités et des personnes âgées, la Ville de Tourcoing a souhaité que le CCAS développe ses actions dans le domaine gérontologique.C’est un pole important qui apporte aide, soins et services à 1 700 personnes agées dans le cadre de :
- la prestation aide ménagère,
- l’allocation personnalisée à l’autonomie,
- le service mandataire d’employées de maison,
- les soins infirmiers à domicile,
- la livraison des repas,
- la téléassistance.

Le service de maintien à domicile du CCAS de Tourcoing s’est engagé depuis plusieurs années dans une démarche qualité qui a abouti en janvier 2010 à l’obtention de l’autorisation par le Département.

Dans le cadre de la loi 2002.2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale, le CCAS a engagé son service d’aide à domicile dans une logique d’amélioration :
- du statut des agents,
- des qualifications et de la formation,
- des procédures d’interventions et de transmissions,
- des outils informatiques et de télégestion,
- des contacts directs entre le service et les aides à domicile,
- des prestations proposées aux personnes plus dépendantes,
- du suivi des prises en charge.

Du fait du vieillissement de la population et de l’augmentation de la dépendance, il a été constaté qu’un manque de rencontre avec les aides à domicile :
- ne permet pas d’avoir une bonne connaissance et un bon suivi des prises en charge avec des risques plus fréquents d’hospitalisation, d’aggravation de situations complexes ou d’incidents,
- renforce l’isolement des agents face aux situations difficiles et à l’augmentation du poids des prises en charge,
- retarde les demandes d’aggravation auprès des financeurs,
- accentue les difficultés et les incohérences dans la gestion des plannings (délais de déplacements, poids de certaines prises en charge, créneaux horaires non adaptés…)
Dès lors une réflexion a poussé le service à rencontrer individuellement chaque agent une fois par mois dans un lieu proche de leur lieu d’intervention.

Description / Fonctionnement de l'action

Le temps de coordination est obligatoire pour toutes les aides à domicile y compris les agents intérimaires. Ce temps permet un entretien direct entre l’aide à domicile et la responsable de secteur. Le temps passé est variable mais le temps de coordination est rémunéré sur une base fixe forfaitaire d’une heure pour les agents à temps plein et 30 minutes pour les agents à mi-temps.Les rendez vous de temps de coordination sont toujours fixés durant la dernière semaine du mois. Pour assurer la continuité du service, chaque responsable de secteur a un jour de référence pour organiser ses rendez vous. Chaque mois les aides recoivent par courrier une invitation en temps de coordination (sauf sur la période des congés d’été) qui précise le lieu et l’heure du rendez-vous individuel.

La responsable de secteur organise ses rendez-vous et accueille les agents dans une des résidences du CCAS ou un autre local de la ville toujours à proximité du secteur d’intervention des aides à domicile. Les rendez vous fixés sont organisés en fonction des plannings des aides et s’étalent de 8h à 20h.

Bilan

Points positifs :
Ces échanges permettent le suivi des bénéficiaires et le suivi des interventions. Ces temps de coordination permettent également d’échanger sur les difficultés exprimées des agents et améliorent la qualité et l’organisation du travail.
Les aides à domicile apprécient également de rencontrer leurs collègues.
Il est indéniable que l’esprit d’équipe est renforcé par des contacts réguliers, les temps de coordination diminuent le sentiment d’isolement des aides à domicile.Difficultés rencontrées :
La mise en place des temps de coordination est dans un premier temps difficile d’un point de vue logistique (salle, organisation des rendez vous, courriers…)
Les temps de coordination ne sont pas à faire dans le service ,un lieu neutre et libéré des contraintes téléphoniques est nécesaire pour permettre à la responsable de secteur et à l’aide à domicile d’échanger sereinement.

Moyens

Moyens humains :
L’action concerne 120 agents y compris les intérimaires et les 4 responsables de secteurs qui assurent les temps de coordination.
Un point est fait avec les responsables du service (infirmières de formation)Nombre d’heure à rémunérer pour les agents :
1 séance mensuelle d’une heure pendant 10 mois X le nombre d’agents (120)

Moyens matériel :
Prêt de locaux gérés par le CCAS pour effectuer les rencontres de coordination

Les partenaires

Partenaires opérationnels

Aucun

Ils financent l'action

Aucun

Les observations du CCAS/CIAS

La mise en place des temps de coordination est une expérience réussie pour le service de maintien à domicile du CCAS de Tourcoing. Les temps de coordination apportent de réels bénéfices.Pour les personnes suivies en permettant au service :

  • d’alerter et ajuster les demandes d’aggravation auprès des financeurs
  • d’améliorer les connaissances et le suivi des prises en charge
  • de limiter les risques fréquents d’hospitalisations, d’aggravation de situations complexes ou d’incidents

Pour les aides à domicile en permettant au service :

  • de rompre l’isolement des agents face aux situations difficiles
  • de renforcer l’esprit d’équipe
  • d’améliorer la gestion des plannings et l’organisation du travail

La mise en place des temps de coordination favorise un maintien à domicile de qualité pour les bénéficiares du service de maintien à domicile.

Photo : Wikimedia Commons / Smiley.toerist

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