Un Service Inscription Facturation Régie pour faciliter les démarches des parents

Description / Fonctionnement de l'action

Les sept antennes sont réparties sur l’ensemble du territoire.

L’antenne centrale de Carcassonne offre un guichet encaissement où l’ensemble des usagers des services enfance jeunesse peuvent régler leurs factures (Accueils de Loisirs Associés aux Ecoles, crèches…).

Le Service Inscription Facturation Régie est scindé en 3 secteurs :

Le secteur Inscription Petite Enfance

• Renseigne les parents sur les différents modes d’accueil de la petite enfance, les oriente,
• Gère les demandes de préinscription des structures d’accueil petite enfance de l’ensemble du territoire,
• Établit la facturation et assure les encaissements des factures des accueils collectifs et accueils familiaux,
• Assure la préparation de la commission d’admission,
• Effectue les replacements d’enfants lors des fermetures de crèches.

Le secteur Inscription AL/ALAE

• Accueille les familles souhaitant inscrire leurs enfants en Accueils de Loisirs (ALAE, AL mercredis et vacances),
• Assure la gestion et le suivi des dossiers d’inscription,
• Assure le lien avec les différents directeurs AL/ALAE de leur territoire.

Le secteur Régie-encaissements

• Facture les ALAE du territoire,
• Encaisse l’ensemble des facturations émises pour les activités des ALAE, des accueils collectifs et accueils familiaux,
• Effectue le suivi du Portail Famille.

AGORA/Portail Famille

En 2015, le CIAS Carcassonne Agglo Solidarité a choisi le logiciel Agora comme logiciel métier pour gérer ses services Petite Enfance et Jeunesse. Ce logiciel nous permet une cohérence des actions des différents partenaires de travail au sein de la collectivité. Il facilite le suivi des besoins des familles, les inscriptions et la gestion des activités périscolaires jusqu’à la facturation et le paiement des prestations. En effet, la mise en place de la dématérialisation des dossiers d’inscription facilite le transfert d’informations avec les différentes équipes sur l’ensemble du territoire et les échanges inter services.

En parallèle, le CIAS a également souhaité mettre en place un Portail Famille. Chaque parent qui le souhaite bénéficie d’identifiants de connexion lui permettant de réserver les créneaux ALAE pour son enfant et/ou payer ses factures en ligne (AL, ALAE, Petite Enfance…) sur ce Portail Famille.

Concernant les ALAE, la réservation a été mise en place progressivement sur différents secteurs. Il paraissait indispensable de sécuriser l’accueil des enfants au maximum. En effet, il est sécurisant de savoir quel enfant doit rester ou non en ALAE et mettre en adéquation l’encadrement correspondant aux effectifs prévus. La réservation nous permet également d’anticiper sur les moyens que nous devons mettre en œuvre en termes de fournitures pédagogiques, d’activités… et évidement en nombre d’animateurs.

Depuis Septembre 2017, la Direction Enfance Jeunesse Famille a souhaité faciliter le traitement des dossiers d’inscription. Il a été décidé de mettre en place le dossier d’inscription valable toute la scolarité de l’enfant. Ce dossier est enregistré puis mis à jour régulièrement sur Agora : coordonnées de la famille, revenus, vaccins...

Bilan

L’Activité 2018 en quelques chiffres

Le secteur Inscription Petite Enfance :

• accueil téléphonique et physique de tous les parents souhaitant effectuer une demande de pré-inscription afin de leur présenter l’ensemble de nos structures et de les orienter vers le mode de garde le plus adapté à leurs besoins :
• 518 demandes de pré-inscription et
• 419 nouvelles admissions ont été traitées en 2018,
• plus de 600 familles facturées tous les mois,
• 1167 enfants différents ont été accueillis durant l’année 2018 dans les structures petite enfance,
• assure le lien avec les directrices des 15 structures petite enfance,
• près de 970 000 euros facturés aux familles.

Le secteur Inscription Accueils de Loisirs (AL) / Accueils de Loisirs Associés aux Ecoles (ALAE) :

• 3065 enfants différents de 3 à 12 ans ont fréquenté les AL durant l’année 2018 (vacances et mercredis),
• 8662 enfants différents ont fréquenté au moins une fois les ALAE durant l’année.
• assure le lien avec les différents directeurs AL et ALAE, gestion des dossiers d’inscription des 74 ALAE et des 17 AL du territoire,
• l’ensemble des dossiers d’inscription sont réceptionnés et enregistrés par les différentes antennes sur le logiciel Agora et mis à disposition des coordinateurs et directeurs jeunesse.

Le secteur Régie Encaissement :

• plus de 4500 familles facturées tous les mois,
• Ce secteur a facturé plus de 2 200 000 euros pour l’ensemble des activités ALAE, AL, EAJE durant l’année,
• plus de 43 % des familles dont les enfants fréquentent un EAJE paient par le biais du Portail Famille.

Les perspectives :

• Mise en place de la réservation en ligne sur les Accueils de Loisirs.
• Elargissement de la réservation ALAE à l’ensemble du territoire (dernier secteur : Septembre 2020, Carcassonne + péri urbain),
• Mise en place du paiement sans contact et du prélèvement automatique,
• Nomination d’un chef de projet Agora et définition d’une feuille de route pluri annuelle.
• Evolution du Portail Famille : dématérialisation des pièces à fournir, développement de la communication avec les familles (mise en place d’alertes sur les comptes des familles, échanges via ce portail…)

En 2018-2019, le CCAS-CIAS a par ailleurs créé :

• une halte-garderie à Veillemoustaussou,
• un multi-accueil « Simone Veil » à Carcassonne, en unités d’âges mélangés,
• trois Lieux d’Accueil Enfants Parents (LAEP) sur le territoire.

Moyens

Moyens humains

1 site central à Carcassonne regroupant les secteurs Inscriptions Petite Enfance, Inscriptions AL/ALAE et Régie-encaissement qui représente :

• 1 responsable à temps plein
• 2 adjointes à temps plein
• 3 agents inscriptions Petite Enfance : 2 à temps plein et 1 à 80%,
• 3 agents inscriptions AL/ALAE : 2 à temps plein et 1 à 80 %
• 2 agents régie-encaissements : 1 à temps plein et 1 à 80%

6 antennes inscriptions AL/ALAE réparties sur le territoire (Alzonne, Villemoustaussou, Conques, Trèbes, Peyriac-Minervois et Capendu) dont :

• 1 agent à temps plein à Capendu
• 1 agent à temps plein à Villemoustaussou
• 1 agent à temps plein à Alzonne
• 1 agent à temps plein au Haut-minervois
• 1 agent à 80% qui travaille sur l’antenne de Conques et de Trèbes

Un total pour le service Inscription Facturation Régie de 12 agents à temps plein et 4 agents à 80 %, soit 14,4 ETP.

Photo : Wikimedia Commons / Jondu11