Q/R : Conservation et archivages de document au sein des CCAS

Réponse de l’UNCCAS

Il convient de distinguer la conservation et l’archivage.

1 - La Conservation :

Les données à caractère personnel ne peuvent être conservées que le temps strictement nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Pour les CCAS, la commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) préconise que les données personnelles soient conservées pendant deux ans à compter de la dernière opération (information) enregistrée. Il en va de même pour les photocopies. Par inactif, il faut entendre toute modification des données conservées et pas seulement demande exprimée par la personne (d’une nouvelle aide par exemple).

2 - L’Archivage :

Au-delà du délai de conservation de deux ans, les données personnelles doivent être effacées ou archivées sur un support distinct dans les conditions définies par la loi du 3 janvier 1979 sur les archives. Pour l’archivage, les données doivent être sorties de la base active de gestion et être archivées sur un support distinct (CDRom, clé USB, sous format électronique ou bien sous format papier) dans le respect des durées définies par les Archives de France.

Concernant l’archivage des documents administratifs, les délibérations, procès-verbaux et comptes rendus sont consignés dans le registre des délibérations. Les débats sont résumés dans un compte rendu intégrant les délibérations dans l’ordre des affaires inscrites à l’ordre du jour.
Pour le CCAS, les modalités d’archivage doivent respecter les exigences légales auxquelles est tenu un CCAS[1] :

• L’obligation de satisfaire aux demandes de communication d’actes administratifs faites par un administré. La liberté d’accès aux documents administratifs prévue par la loi de 1978 oblige ainsi le CCAS à mettre en œuvre des procédures et des règles de classement qui permettent de satisfaire ces demandes ;
• Les obligations d’archivage qui impose au CCAS de conserver un jeu complet de l’ensemble des délibérations prises ;
• Le respect du secret professionnel qui s’oppose à toute divulgation par le CCAS d’informations à caractère personnel : article L.133-5 du Code de l’Action Sociale et des Familles.

Conséquence de cette exigence de conciliation : la tenue du registre des délibérations en deux volumes, séparant les actes communicables et non communicables, c’est à dire les actes nominatifs et les actes non nominatifs

Le registre des actes communicables

Il s’agit du compte-rendu chronologique de chaque séance intégrant les délibérations. Les affaires examinées comportant des informations couvertes par le secret professionnel sont mentionnées de façon très succincte dans le compte-rendu en veillant à ce qu’aucune des informations ne puisse conduire à porter atteinte au secret professionnel. Le tome 1 fait alors renvoi au tome 2, non communicable, pour le détail des affaires examinées.

Le registre des actes non communicables

Il comprend les informations nominatives, les informations décrivant la situation sociale et les ressources d’une personne ou d’une famille, ou encore celles qui reprennent le montant et les bénéficiaires des aides accordées par le CCAS.
Ce volume n’est communicable ni aux particuliers qui en feraient la demande, ni au service du contrôle de la légalité.

Rappelons que la réglementation sur la tenue des registres des collectivités locales a été modifiée par un décret de juillet 2010. Ce décret n’est pas applicable en tant que tel aux CCAS dès lors qu’il ne les mentionne pas dans son champ d’application.

Néanmoins, une circulaire du 14 décembre 2010 est venue préciser le décret et inciter les CCAS à se conformer dans la mesure du possible aux règles régissant la tenue des registres communaux.

Il est donc fortement conseillé de se baser sur les dispositions du décret n°2010-783 du 8 juillet 2010. Ce texte prévoit désormais que les registres sont paraphés par le Maire et donc par le président du CCAS.
Pour mémoire, les dispositions principales de cette réforme, issues du décret et de la circulaire sont les suivantes :

• Les délibérations doivent être inscrites sur un registre coté et paraphé par le Président du CCAS, quel que soit le mode de transmission de ces délibérations au préfet.
• Chaque point d’ordre du jour de la séance reçoit un numéro d’ordre à l’intérieur de la séance.
• Chaque feuillet clôturant une séance rappelle les numéros d’ordre des délibérations prises et comporte la liste des membres présents avec, en regard, une place pour la signature de chacun d’eux ou, éventuellement, la mention de la cause qui les a empêchés de signer.
• Les feuillets sur lesquels sont transcrites les délibérations portent mention du nom de la commune et de la date de la séance du conseil.
• Les feuillets sont numérotés (éventuellement de façon manuscrite précise la circulaire). Le CCAS est libre de fixer le type de numérotation qu’il souhaite, l’essentiel étant d’éviter toute confusion entre feuillets. La circulaire recommande néanmoins d’utiliser une numérotation à deux éléments (l’année, suivie d’un numéro) et de porter cette numérotation dans l’angle supérieur droit du recto des feuillets.
• L’encre d’impression des délibérations doit être stable dans le temps et neutre.
• Le collage des délibérations est proscrit.
• Les feuillets mobiles numérotés et paraphés sont reliés au plus tard en fin d’année, dans des conditions assurant la lisibilité des délibérations. Le registre ainsi constitué comprend une table par date et une table par objet des délibérations intervenues.
• Dans les communes de moins de 1 000 habitants, il peut être procédé à la reliure des délibérations tous les cinq ans.
• La tenue des registres peut également être organisée à titre complémentaire sur support numérique. L’exemplaire sur support numérique a alors une valeur de copie.

Autres précisions de la circulaire de décembre 2010

Les documents concernés par l’obligation d’archivage sont les délibérations du conseil d’administration, les décisions prises par le Président – ou le Vice-Président sur la base d’une délégation du conseil, les arrêtés du Président et les actes de publication et de notification pris par le Président au titre de la certification du caractère exécutoire des actes pris par le CCAS.

• Les deux premières catégories figurent dans le registre des délibérations et les deux dernières dans un registre propre aux actes du Président.
• Dans les CCAS des petites communes, si le nombre total des actes pris dans l’année est faible, un seul registre peut réunir les quatre catégories de documents.

Seuls les originaux doivent ainsi être conservés et reliés mais pas les exemplaires retournés par la préfecture dans le cadre de la transmission opérée pour exercice du contrôle de légalité.

Enfin, la circulaire ouvre la possibilité pour les collectivités qui le souhaitent de tenir un registre des comptes-rendus et procès-verbaux. Elle indique alors qu’il est souhaitable pour ces registres d’appliquer les mêmes règles de conservation