Une expérimentation nationale copilotée par l’UNCCAS
Le coffre-fort numérique est un service sécurisé en ligne qui permet aux personnes de conserver leurs documents administratifs et/ou personnels et d’y accéder sur Internet. L’utilisateur choisit la nature des documents qu’il souhaite conserver dans cet espace qui lui est personnel.
Déjà plébiscité par un grand nombre d’utilisateurs, ce type d’outil peut avoir une valeur ajoutée pour toutes les structures et établissements accueillant ou hébergeant des personnes en grande difficulté et qui leur proposent un accompagnement social. Les personnes accompagnées voient en effet trop souvent l’accès à leurs droits retardé en raison de la perte de certains documents administratifs ou pièces justificatives.
C’est dans ce but que la DGCS et l’UNCCAS ont lancé en juillet 2016 dans le cadre du Plan pluriannuel contre la pauvreté et pour l’inclusion sociale, une expérimentation visant à évaluer l’usage et l’utilité du coffre-fort numérique, à la fois auprès des personnes accompagnées mais aussi des agents des CCAS dans le cadre de leurs missions.
Cette expérimentation vise notamment à comprendre dans quelles conditions le coffre-fort numérique peut faciliter l’accès aux droits et à l’accompagnement social des personnes concernées et dans quelle mesure il peut être également un outil efficace de lutte contre la fracture numérique.
Un premier bilan encourageant
Six mois après le lancement de l’expérimentation, l’UNCCAS et la DGCS ont dressé un premier bilan intermédiaire de l’expérimentation du coffre-fort numérique. 16 CCAS participent à l’expérimentation : Amiens, Angers, Besançon, Bordeaux, Briey, Clermont-Ferrand, Entre-Deux, Laxou, Maxeville, Nancy, Nice, Paris, Rennes, Talence, Saint-Louis et Saint-Quentin.
Ces 16 CCAS ont été mis en relation avec 5 offreurs de coffre-forts numériques, suite à l’appel à coopération lancé par la DGCS : Adileos, CDC Arkhineo/Primobox, Coffreo, DigiPoste et SOS/REconnect.
Au regard de la diversité des territoires, des publics qu’ils accompagnent et des partenaires des CCAS/CIAS et du fonctionnement même des CCAS/CIAS, le bilan démontre la pertinence d’une expérimentation des différentes solutions techniques possibles. Le bilan cherche à répondre à un certain nombre de questionnements sur les publics retenus, l’organisation des CCAS, les usages du coffre-frot numérique, le rôle et les mobilisations des agents, l’utilisation d’une telle offre pour le CCAS et pour les personnes…
Premiers enseignements
- L'expérimentation du coffre-fort numérique questionne globalement la place du numérique au sein des CCAS engagés : les outils utilisés par les agents, mais également les axes de travail engagés pour faciliter l'accès et l'accompagnement au numérique.
- Les CCAS n’ont pas nécessairement ciblé de publics en particulier. Néanmoins, lorsque c’est le cas, le coffre-fort numérique est le plus souvent testé auprès de personnes domiciliées par le CCAS et/ou en errance, accompagnées par le CCAS (RSA, épicerie sociale, etc.), de 18-25 ans, hébergées au sein d'une structure gérée par le CCAS ou âgées.
- Près de 240 agents sont engagés dans l’expérimentation. Plus des deux-tiers ont été formés ou sensibilisés à l'utilisation de coffres-forts numériques. Les chef(fe)s de projet et agents sont largement convaincus de l’utilité du coffre-fort numérique pour la conservation des document. Le coffre-fort numérique est également perçu comme un outil pertinent pour faciliter l’accès aux droits et l’accompagnement des personnes l’utilisant, ainsi que pour faire de la médiation vers le numérique, mais de manière moins marquée que pour la conservation de documents. L’utilité estimée du coffre-fort numérique varie aussi selon les publics ciblés. La plupart d’entre eux estiment cet outil utile, voire très utile, surtout pour les personnes domiciliées.
- Les débuts de l’expérimentation ont permis d’identifier plusieurs usages principaux d’une solution de coffre-fort numérique Au début de l’expérimentation, la majorité des CCAS envisageait un usage à la fois interne et externe. Désormais, les usages ont évolué en raison des fonctionnalités techniques des offres (possibilité ou non d’accéder à un dossier partagé, par exemple) mais aussi de la façon dont le coffre-fort numérique est envisagé par le CCAS : par exemple, s'agit-il également d'un outil pour les agents, ou doit-il être spécifiquement réservé aux personnes accompagnées ?
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