Ehpad et ESSMS : quelle organisation durant les fêtes de fin d’année ?

Points de vigilance

En fonction de la situation sanitaire locale, ces consignes peuvent être adaptées par les ARS.

Les directeurs et directrices d’établissement peuvent décider des mesures de gestion les plus adaptées à leur établissement après concertation collégiale avec l’équipe soignante, notamment le médecin coordonnateur (EHPAD), ou en son absence des partenaires extérieurs (ex. : astreintes gériatriques du territoire) en fonction de la situation sanitaire de la structure et dans le respect des préconisations délivrées par l’ARS.

Les espaces éthiques régionaux et les cellules éthiques des établissements de santé peuvent être mobilisés pour aider à la prise de décisions collégiales concernant les résidents (organisation, protection, soins et hospitalisation, etc.).

La mise en œuvre de ces mesures doit impérativement :

• Donner lieu à une consultation du conseil de la vie sociale de l’établissement ou de toute autre forme d’instance de participation, par tout moyen, qui associe les représentants des personnes, de leurs familles, et des professionnels qui les accompagnent ;
• Faire l’objet d’une communication à l’ensemble des personnes accompagnées, de leurs familles et aux professionnels extérieurs (par mail, et/ou téléphone, site Internet de l’EHPAD et affichage).

Ces recommandations sont applicables à compter du 15 décembre 2020 et prendront fin le 3 janvier 2021.

Droit à la vie privée et familiale, liberté de choix des personnes

Les résidents des établissements doivent, comme le reste de la population, avoir la possibilité de passer les fêtes de fin d’année en compagnie de leurs proches.

Cela implique la nécessité pour les directions d’établissement de permettre aux personnes âgées de donner leur avis, tant sur les visites qu’elles reçoivent que sur la possibilité de sortir des établissements pouvant leur être offerte :

• en leur apportant une information complète et transparente sur les conditions encadrant les visites de proches, les sorties en famille et les retours dans l’établissement précisées ci-dessous ;
• en informant également leurs proches ou leurs aidants afin qu’ils puissent éventuellement être associés à la décision ;
• en aportant une vigilance particulière au recueil du choix auprès de personnes atteintes de la maladie d’Alzheimer ou de troubles neurocognitifs, en encourageant un dialogue avec les aidants et l’entourage.

Conditions des visites

Le gouvernement a décidé un assouplissement des mesures applicables aux visites extérieures dans l’ensemble des établissements, y compris dans les établissements comprenant des cas positifs de Covid-19 :

• Maintien des visites des proches organisées sur prise de rendez-vous préalable, en semaine et le week-end. Nécessité pour les directions d’établissement de veiller à garantir l’attribution d’au moins une plage horaire de rendez-vous pendant la période des fêtes à chaque résident en exprimant le souhait, en tenant compte de chaque situation individuelle et en concertation avec le résident et ses proches. Accompagner chaque attribution de plage de rendez-vous d’une information claire (de préférence sur la base d’un support remis à chaque visiteur en amont de la visite) sur les conditions de la visite pour cette période spécifique.

• Faire se tenir les visites dans un espace dédié aménagé pour garantir le respect des gestes barrières. Aérer régulièrement l’espace et procéder au bionettoyage des locaux, notamment entre chaque visite.

• Possibilité pour les directions d’établissement de faire appel, en tant que de besoin, à des ressources externes (services civiques, bénévoles formés, associations de protection civile, familles aidants notamment) pour un appui à l’encadrement des visites et à l’accueil des familles.

• Possibilité pour les directions d’établissement d’autoriser les visites en chambre, notamment pour les résidents ayant des difficultés à se déplacer, pour les résidents Covid +, en cas d’indisponibilité des espaces dédiés aux visites ou pour la visite des proches aidants (membre du cercle intime du résident venant à son chevet plusieurs fois par semaine pour l’apport d’une aide concrète (aide à la toilette ou à l’alimentation notamment) et d’un soutien logistique ou matériel). Dans le cas des proches aidants, possibilité pour le directeur de recommander fortement la réalisation à intervalle régulier de dépistage, conformément au protocole du 27 novembre 2020 rappelé ci-dessous. En tout état de cause, porter une vigilance particulière au respect des gestes barrières, avec port du masque obligatoire et respect strict de la distanciation physique notamment. Aérer la pièce. Possibilité de diffuser à l’entrée de l’établissement la vidéo rappelant les gestes barrières disponible sur le site du ministère de la santé.

• Possibilité pour la direction d’établissement, en accord avec l’équipe soignante, d’autoriser à titre exceptionnel les visites auprès des résidents Covid +, si l’état de la personne le justifie, dans les conditions suivantes :
  • Visites en chambre uniquement (ouvertes à 2 visiteurs maximum) ;
  • Aération de la chambre préalable à la visite et pendant la visite, dans la mesure du possible ;
  • Port systématique du masque chirurgical par le résident et par ses proches pendant toute la durée de la visite ;
  • Port de gants et de blouses par les proches ;
  • Rappel des recommandations de strict respect des mesures barrière et de la distanciation pour les visiteurs, pendant toute la durée de la visite ;
  • Déshabillage des visiteurs à la sortie de la zone Covid, changement de masque et friction de SHA ;

• Possibilité d’envisager une augmentation des jauges (nombre de visiteurs par résident et nombre maximal de visiteurs accueillis simultanément par plage de RDV) et de la durée des plages de rendez-vous afin de faciliter l’organisation des visites et permettre aux familles de se retrouver dans des conditions plus conviviales.

• En cas de non-respect des gestes barrières et des mesures de protection par les proches, possibilité pour les directions des établissements de suspendre toute visite.

• Possibilité d’exiger par l’établissement la signature par les résidents et les proches d’une charte ou protocole rappelant l’ensemble des présentes règles.

Les recommandations suivantes, issues du protocole en date du 27 novembre 2020, sont maintenues :

• Conseiller aux visiteurs la réalisation préalable d’un test de dépistage (par test RT-PCR 72 heures avant la visite ou par test antigénique en pharmacie dans la journée en cas d’impossibilité de test RT-PCR) ;

• Proposer la participation aux séances de dépistage hebdomadaires aux visiteurs réguliers ;

• Evaluation à l’aide d’un auto-questionnaire des risques d’une transmission de Covid-19 ;

• Tenue d’un registre des visites et idéalement mise en place d’un QR code à flasher pour les visiteurs ;

• Organisation d’une zone d’accueil, de désinfection et de contrôle à l’entrée en établissement pour l’application du gel hydro alcoolique et la vérification du port du masque ;

• Engagement des visiteurs à porter un masque chirurgical et à respecter la distance physique et les gestes barrières pendant la durée de la visite.

Organisation des sorties et des retours

A titre exceptionnel, pour la période des fêtes de fin d’année, les sorties des résidents en famille doivent être facilitées. Cet assouplissement pourra être reconduit en fonction de l’évolution de la situation sanitaire, assouplissement éventuel objet d’une consigne ultérieure.

En résidences autonomies, les sorties (pour courses…) sont toujours autorisées.

Ces sorties en famille devront faire l’objet de conditions d’encadrement strictes afin de limiter au maximum les risques de rebond épidémique après les fêtes :

• Sensibilisation des proches des résidents par les professionnels de l’établissement aux précautions à respecter lors de la sortie ou du séjour en famille et engagement à limiter au maximum les risques d’exposition ; encourager fortement ces proches à réaliser un test RT-PCR ou TAG préalable à l’évènement familial ; rappel aux proches qu’un test négatif n’exonère pas d’un strict respect des autres mesures de prévention (gestes barrières, distanciation, aération…) ;

• Réalisation pour les résidents symptomatiques d’un test RT-PCR ou antigénique en amont de leur sortie de l’établissement ; en cas de test positif, nécessité pour le résident de garder sa chambre et différer sa sortie d’au moins 7 jours (prolongés, en cas de fièvre au 7ème jour, jusqu’à 48h après la disparition de la fièvre) ;

• A leur retour dans l’établissement, réalisation d’un test RT-PCR ou antigénique par les résidents ; rappel de la nécessité de respecter très strictement les gestes barrières, de porter systématiquement le masque chirurgical en présence des professionnels et des autres résidents, et de s’abstenir de participer aux activités collectives pendant les 7 jours suivant leur retour dans l’établissement. Exonération du dépistage au retour dans l’établissement et possibilité de participer aux activités collectives pour les résidents ayant fait l’objet d’un test positif au cours des deux mois antérieurs.

• Nécessité de porter une attention particulière aux résidents pendant les périodes d’isolement (passage des professionnels aussi fréquents que possible, animation, maintien des liens avec la famille réguliers).

Conduite à tenir pour les professionnels

• Inviter les professionnels à faire preuve d’une vigilance particulière, lors des fêtes de fin d’année en compagnie de leurs proches et au cours de leurs congés, à limiter leur exposition à des risques de contamination et à respecter strictement les consignes données à l’ensemble de la population générale.

• Proposer systématiquement un dépistage au retour des congés aux professionnels des établissements, aux intervenants extérieurs et aux bénévoles. Organisation par les directions d’établissements à cette fin des campagnes de dépistage durant cette période, en s’appuyant en tant que de besoin sur des ressources externes, en lien avec l’ARS.

Vie de l’établissement et lutte contre l’isolement

Il importe de tenir compte de la dimension symbolique et spirituelle forte des fêtes de fin d’année pour les résidents, comme pour la population générale.

Nécessité de porter une attention particulière dans ce contexte à la prise en compte de leurs besoins sociaux ou d’accompagnement spécifiques.

Les directions d’établissements sont encouragées à organiser des animations collectives et à l’intérieur et à l’extérieur de l’établissement, à visée conviviale, festive ou spirituelle (incluant notamment l’accompagnement à des offices religieux), dans les conditions suivantes :

Organisation des activités collectives

• En petits groupes, identiques, idéalement en extérieur ou avec aération régulière des pièces utilisées devant faire l’objet d’un bionettoyage après utilisation ;

• Pour les personnes non-Covid uniquement ;

• Port du masque obligatoire ;

• Lavage des mains devant se faire avant, pendant et après l’animation ;

• Respect de la distanciation physique garanti ;

• Suspension des activités collectives nécessitant l’utilisation et l’échange de matériel entre résidents ;

• Possibilité de maintenir les animations mobilisant physiquement les résidents (activité physique adaptée) en veillant au strict respect des gestes barrières.

• Porter une attention particulière aux personnes âgées isolées pour les fêtes. Encourager des animations collectives au sein de l’établissement pour rompre l’isolement de ces personnes. Privilégier le lien social avec les familles à travers les outils numériques. Ainsi, si possible, accompagner les résidents dans l’usage de tablettes/smartphones pour maintenir un contact avec leurs familles. Porter une attention particulière à la désinfection des outils entre chaque manipulation ;

• Possibilité d’apporter un soutien psychologique aux résidents à travers la mobilisation des psychologues et de l’ensemble des dispositifs de soutien psychologiques existants. Possibilité de mobiliser des équipes mobiles de psychiatrie de la personne âgée ;

• Nécessité pour les directions d’établissement de veiller à faciliter les visites des professionnels des cultes.

Organisation des repas

• En petits groupes de 6 personnes par table et par salle, identique, avec aération de 10-15 minutes avant et après le repas, et un bio nettoyage après utilisation ;

• Pour les personnes non Covid uniquement ;

• Mise en place de plusieurs services si nécessaire ;

• Mesures de distanciation physique sur la base d’1m50 entre chaque personne et d’une personne pour 4m2 à appliquer ;

• Nécessité de retirer le masque chirurgical pendant le repas et de le remettre impérativement dès la fin du repas ou durant l’attente entre les plats.

Renfort RH

L’organisation dans des conditions sécurisées des visites de proches, des sorties en familles et des animations collectives au cours des fêtes de fin d’année nécessitera une forte mobilisation des professionnels de l’établissement, alors même que le nombre de professionnels présents sera réduit du fait des congés.

Les ARS sont chargées, en lien avec les préfectures et les conseils départementaux, d’assurer la mobilisation des viviers de professionnels (notamment par le biais d’heures supplémentaires ou de CDD), d’intervenants extérieurs et de bénévoles susceptibles d’intervenir en appui, en particulier :

• Les jeunes en service civique et les volontaires de la réserve civique ;
• Les associations de sécurité civile ;
• Les étudiants en santé ;
• Les étudiants en travail social ;
• Les associations intermédiaires ;
• Les professionnels du secteur médico-social ayant interrompu leur activité ;
• Les professionnels du secteur de l’hôtellerie, du tourisme ou de l’animation culturelle.

Les directions d’établissement ont le devoir de veiller à assurer une sensibilisation des intervenants extérieurs à la nécessité d’un respect très strict des gestes barrières.

Ils devront anticiper la prise en charge dans le cadre de l’enveloppe surcoûts Covid des dépenses engagées par les établissements pour recourir à des renforts RH nécessaires à l’organisation des fêtes de fin d’année dans le contexte de la crise sanitaire.