Dossier Social Unique

Principaux objectifs

La solution comprend également un espace numérique pour les bénéficiaires faisant principalement office de coffre-fort numérique et permettant l’accès à un module agenda et suivi du dossier. Cet outil pourrait servir de support à l’inclusion numérique.

• Vérifier si cette problématique peut être partagée par d’autres CCAS-CIAS
• Créer un premier prototype de la solution
• Co-construire et améliorer le premier prototype avec d’autres CCAS

Public(s) Ciblé(s) par l'action

• Agents des CCAS-CIAS
• Bénéficiaires des CCAS-CIAS

Contexte

Les problématiques identifiées

• Besoin de centraliser et sécuriser les données des bénéficiaires suivis par le CIAS
• Utiliser d’Excel, de bloc-notes, etc.),
• Production de statistiques chronophages et de plus en plus pointues
• Perte de temps liée au manque de centralisation des documents
• Moyens financiers de la collectivité limités
• Bénéficiaires peu familiarisés avec l’outil numérique
• Besoin de centraliser les dossiers bénéficiaires pour éviter de leur faire répéter les informations au long de leur parcours

Le projet : créer une solution numérique simple, ergonomique, interopérable pour améliorer le suivi des bénéficiaires.

Fonctionnalités clés :

• Dossier social unique avec centralisation des informations et suivi des échanges avec le bénéficiaire.
• Module agenda partagé et synchronisé avec le portail bénéficiaire avec système de rappel des rdv (mail ou sms)
• Optimisation de la gestion des tâches
• Module statistique performant

Description / Fonctionnement de l'action

Stratégie : de l’identification du problème au test d’une solution

• Revenir aux besoins des agents et des bénéficiaires (entretiens terrain).
• Réalisation d’un benchmark de plusieurs logiciels métiers.
• Identification des fonctionnalités clés d’une solution numérique simple et efficace
• Réalisation d’une enquête sur 10 jours auprès d’autres CCAS-CIAS pour connaître le niveau d’équipement et les besoins éventuels autour du projet et partenariat avec l’UNCCAS pour la diffusion de cette enquête auprès de son réseau.
• Création d’un premier prototype.
• Phase de test auprès d’agents et bénéficiaires de CCAS-CIAS pour recueillir leurs avis et propositions d’amélioration (toujours en cours).

L’intégralité du projet a été soumis le 8 septembre dernier à un comité de fin d’investigation composé de représentants de la communauté de communes, du CIAS du Grand Autunois Morvan et de l’Incubateur des Territoires (ANCT) qui a décidé de donner une suite favorable à la poursuite de cette initiative.

Bilan

Nous avons parcouru 8 solutions déjà créées : Globalement les fonctionnalités nécessaires à l’activité des CCAS/CIAS sont toujours présentes et couvrent l’ensemble des champs de compétence des structures.

Enveloppe moyenne (pour notre statistique de population) : 8500 € au déploiement puis en mode SAAS 4700 € / an. Même si ces coûts sont supportables pour des grosses structures, ils se révèlent comme un frein majeur à l’équipement des petites ou moyennes structures n’utilisant que quelques fonctionnalités des solutions.

Par ailleurs, l’option portail bénéficiaire orientée « coffre-fort numérique » n’est pas intégrée à ces solutions.

Une trentaine de répondants – échantillon représentatif (toute taille de structure)
Les petites à moyennes collectivités semblent peu voire pas équipées pour le suivi et l’accompagnement de leurs bénéficiaires. Le manque de moyens financiers est le principal frein évoqué.
Elles sont intéressées par le principe d’une solution publique gratuite et pilotée par l’ANCT.
75% des répondant considèrent qu’un portail bénéficiaire simplifié serait intéressant.
Principaux intérêts cités :

• Fonction de coffre-fort numérique sécurisé
• Alertes pour les RDV et suivi des demandes
• Rendre acteur et impliquer l’usager / favoriser l’inclusion numérique

https://projects.invisionapp.com/share/VK11EX5W79TY#/screens/455754879_CIAS_HOME_AGENDA

Les premiers retours côté agents des CCAS sont très encourageants, les fonctionnalités « de base » semblent répondre aux besoins.
Les retours côtés bénéficiaires sont très complexes à obtenir en un temps restreint, leurs préoccupations majeures étant peu portées sur les outils numériques. Les ayants-droits semblent en revanche intéressés. Nous poursuivrons le recueil des retours bénéficiaires dans les prochaines semaines.

Moyens

Moyens humains

1 ETP (2 jours par semaine) sur la durée du programme composé de :

• 2 agents du CIAS (un agent d’accueil et suivi administratif + une conseillère économie sociale et familiale)
• 1 chargée de projets numériques de la communauté de communes

1 coach de l’Incubateur des Territoires (ANCT)

Les partenaires

Partenaires opérationnels

• Incubateur des Territoires (ANCT) dans le cadre du Programme National d’Investigation
• UNCCAS – échanges et relais de l’enquête auprès du réseau

Les outils de communication sur l'action

• Relai de l’initiative et enquête par la newsletter de l’UNCCAS
• Réalisation d’une vidéo (série Hyperliens) – à venir
• Présentation de l’action sur le Forum des Territoires

Les outils pour évaluer l'action

• Enquête auprès des CCAS/CIAS
• Echanges avec d’autres structures pour recueillir leurs avis sur le projet ainsi que sur le prototype.
• Les outils d’évaluation pour la prochaine étape du projet seront déterminés dans les prochaines semaines.

Les observations du CCAS/CIAS

Nous contacter pour échanger autour de cette question :

Vanessa Barbosa E-mail : vanessa.barbosa@grandautunoismorvan.fr / T : 03 85 86 91 10

Adresse du CIAS du Grand Antunois : 7 route du bois de sapin BP 97 - 71400 AUTUN