Création d’un observatoire à l’Etape, lieu ressource sur les solutions techniques pour l’autonomie

Contexte

Pour répondre aux besoins de la population vieillissante et en situation de handicap dans le département de l’Hérault, les élus de la commune de Lattes ont engagé dès 2006, un projet novateur axé sur le logement et les aides techniques.

L’Etape du Pôle Autonomie Santé est un service du CCAS de Lattes, spécialisé dans les solutions techniques et d’adaptation du logement qui contribuent à préserver l’autonomie et faciliter le maintien à domicile. Crée en 2009 avec le soutien du département de l’Hérault et de la Maison des Personne handicapées, ce service a été précurseur et s’inscrit pleinement aujourd’hui dans les orientations de la loi ASV.

Face à la sollicitation de différents acteurs pour diffuser l’expertise de l’ETAPE, le CCAS souhaite capitaliser son expertise en développant de nouveaux outils et notamment un observatoire.

Description / Fonctionnement de l'action

Publics ciblés par l’action

L’Etape

 
Particuliers :
personnes âgées et en situation de handicap,
aidants.

Professionnels :

• du secteur médico-social,
• du bâtiment,
• institutionnels.

L’Observatoire

• CCAS, CIAS, Communes, conseil départemental,
• CARSAT, Caisses de retraite complémentaires, mutuelles,
• Centres de ressources sur les services aux personnes,
• Associations,
• Toute structure désireuse de développer un service similaire ou souhaitant disposer d’informations de l’observatoire.

Principaux objectifs

• Maintenir et pérenniser les services délivrés par l’Etape depuis 2009 :
  • Retarder la perte d’autonomie en promouvant aides techniques et adaptation du logement, en dehors de toute visée commerciale,
  • Faciliter le maintien à domicile des séniors,
  • Trouver les solutions alternatives à l’institutionnalisation,
  • Améliorer la sécurité et la qualité de vie à domicile et faciliter la réalisation des actes de la vie quotidienne par le recours aux solutions techniques
  • Améliorer l’accompagnement social global et le suivi des usagers (préconisations personnalisées, aide à la recherche de financement des solutions préconisées, recours à un logiciel spécialement conçus pour le service)
  • Lutter contre l’isolement des séniors, faciliter la vie sociale.
• Exploiter les enseignements du dispositif créé (historique, partenariat…)
• Evaluer les spécificités du service (compétences et expertise de l’équipe, critères de sélection des matériels exposés, création d’un lieu d’exposition, mobilisation des partenaires, supports remis aux usagers….)
• Valoriser la spécificité du service et transmettre cette expérience par la création d’un guide à l’usage des CCAS et structures désireuses de développer un service similaire
• Créer un observatoire des solutions techniques pour la prévention de la perte d’autonomie, en ciblant les besoins de la population vieillissante en termes d’adaptation du logement et de recours aux aides techniques
• Disposer d’indicateurs, de données qualitatives et quantitatives relatives aux solutions préconisées, au profil des usagers et à l’environnement de vie des séniors résidants à domicile.
• Améliorer les outils de travail du service (informatisation des données) et devenir un lieu de référence sur les solutions techniques pour l’autonomie.

Fonctionnement de l’action

1- Un lieu ressource sur les solutions techniques

L’ETAPE s’appuie sur :

• les compétences d’une équipe pluridisciplinaire, dont des ergothérapeutes qui délivrent des informations collectives et conseils personnalisés,
• un show-room avec un appartement pédagogique et plus de 300 aides techniques exposées pour réaliser des essais et prévenir les accidents du travail,
• un accompagnement social pour le financement des solutions préconisées,
• une veille et une expertise sur les solutions techniques, délivrées aux professionnels du bâtiment, de l’aide et du soin.
• deux salles de formation équipées, pour former à la bonne utilisation des aides techniques.

Le service contribue à la mission d’information sur les aides techniques en délivrant expertise, conseils personnalisés et actions collectives auprès des particuliers mais aussi des professionnels. Fort de ces spécificités, il est devenu une ressource complémentaire pour l’ensemble du réseau médico-social de l’Hérault. Une articulation partenariale s’est construite avec l’ensemble du réseau, dont les CCAS, les UTAG, la CARSAT, le CHU, les établissements médico-sociaux et de soins, les caisses de retraite complémentaire, les CLIC, les MAIA… mais aussi les interlocuteurs en lien avec la politique de l’habitat.

2- Une « Unité Mobile d’Animation »

 
Depuis 2015, le service a développé une « Unité Mobile d’Animation » pour déployer ses compétences dans les secteurs ruraux et les quartiers, en allant au plus près de la population.

3- Un observatoire pour les usagers particuliers

Pour améliorer ses outils de travail et son efficacité, et parce qu’il n’existe pas de logiciel adapté, le service a développé un partenariat avec l’afpa de Montpellier pour créer un logiciel de type extranet. Ce partenariat s’appuie sur la fourniture de journées d’ingénierie pédagogique et sur la mobilisation de stagiaires en formation de « développeur logiciel ».

La création du logiciel a plusieurs objectifs :

• Faciliter le travail des ergothérapeutes par le biais d’un outil dédié, spécifiquement adapté à leurs besoins (construits selon leurs demandes) et agréable d’utilisation ;
• Améliorer le suivi des usagers par l’enregistrement de données systématiques relatives à l’environnement de vie de la personne (aidants, type d’habitat, difficultés rencontrées…) et historiques ;
• Dématérialiser les fiches de saisie qui étaient auparavant rédigées à la main puis renseignées dans un tableur Excel. Cette dématérialisation permettra d’accéder au logiciel lors des déplacements (conférences, ateliers, visites à domicile etc.) évitant ainsi un double-travail ;
• Utiliser des requêtes informatiques afin d’extraire de la base de données logiciel de nombreuses statistiques quant aux usagers du service de l’Étape, qu’ils soient particuliers ou professionnels, et aux besoins qu’ils possèdent.

La livraison du logiciel depuis juin 2017 concerne dans un premier temps les usagers particuliers. Un second volet relatif aux demandes des professionnels et aux actions collectives est en projet. Le logiciel sera ainsi amélioré en permanence. C’est une solide base de données dont l’Etape disposera pour pouvoir caractériser la population et ses besoins en termes de solutions techniques et d’habitat.

4- Perspectives : vers une capitalisation d’expérience

En 2017, il apparait important au CCAS de capitaliser cette expérience en tirant les enseignements pour d’autres CCAS ou structures désireuses de créer un service similaire. En effet, au cours de cette dernière année, l’Etape a été sollicité par 4 départements et plus d’une dizaine de communes, CCAS ou associations pour comprendre notre démarche et s’en inspirer pour une éventuelle création.

L’action proposée et retenue par la Bourse aux initiatives porte sur la capitalisation et l’exploitation des enseignements de fonctionnement du service et se décline en 3 volets :
  Une évaluation de l’expérience (contexte, public visé, personnes ressources, moyens, partenariats, matériel exposé...)
  La création d’un outil de diffusion mettant en exergue les enseignements du dispositif pour qu’il puisse être reproductible sur d’autres territoires ou par d’autres structures,
  La création d’un observatoire des solutions techniques pour l’autonomie, qui pourrait devenir à terme un outil de travail partagé utile à la mise en œuvre des politiques en faveur de la prévention de la perte d’autonomie.

Cette action se déroulera en 2018 et comporte 3 axes concomitants qui mobilisent les acteurs, partenaires et usagers du projet.

Les outils pour évaluer l’action

Ce projet fait l’objet d’une évaluation à la fois qualitative et quantitative, menée tout au long de l’action. Cette analyse sera facilitée par la mise en place du logiciel de suivi et de gestion des demandes des usagers.
Dans le cadre de l’observatoire, des indicateurs précis pourront être fournis :

• nombre de bénéficiaires,
• profil des usagers particuliers (âge, sexe, vivant seul, en couple, bénéficiaires de l’APA, de la PCH, propriétaires, locataires, aidants familiaux...),
• typologie des logements (urbain, rural, maison individuelle, appartement, étage…),
• rayonnement du service (communes de résidence des usagers,
• types de préconisation (adaptation du domicile, aides techniques, réorientation vers des structures spécialisées...),
• famille d’aides techniques préconisées (bain, chambre, accès au logement, cuisines, média, communication…),
• types de préconisations en terme d ‘adaptation (salle de bain, accès au logement, accès à l’étage…).

Par ailleurs, l’évaluation portera sur la pertinence des outils créés, par la réalisation d’une enquête auprès de 10 structures, qui auront utilisé ou seront susceptibles d’utiliser le guide ou d’avoir recours à l’observatoire.

Cette évaluation qualitative s’intéressera à différents axes :

• lisibilité du guide,
• intérêt et utilité des informations contenues dans le guide,
• capacité à transmettre des informations pertinentes,
• nombre de sollicitations suite à la publication du guide,
• intérêt et utilité des informations transmises dans le cadre de l’observatoire,
• types et nombre de requêtes,
• pistes d’amélioration des outils.

Bilan

Depuis sa création, l’Etape est devenu un service qui apporte des compétences complémentaires aux personnes confrontées à des difficultés d’autonomie ou désireuses de s’engager dans une dynamique de prévention des effets liés à l’âge.

D’emblée, la stratégie des élus a été de positionner le service en dehors de toute visée commerciale pour se consacrer aux besoins des usagers et garder son indépendance vis-à-vis de toutes les structures commerciales. Aussi, le service est reconnu par l’ensemble du réseau médico-social, des professionnels du bâtiment et des fabricants ou distributeurs d’aides techniques, lesquels assurent le relai pour informer la population cible de notre existence. Cette neutralité permet à l’Etape de proposer un dispositif complet qui va de l’information à l’accompagnement personnalisé, tant pour le choix des matériels que pour la recherche de financement.

La fréquentation du service a enregistré une progression importante depuis la création, avec une représentation en 2016 de 57 % de professionnels et 43 % de particuliers.

Parmi les particuliers, 65 % ont plus de 60 ans et s’adressent au service pour des besoins de compensation ou de prévention liés aux effets de l’avancée en âge.

Le diagramme ci-dessous illustre la diversité de l’activité des ergothérapeutes.

L’ergothérapeute réalise un bilan fonctionnel et situationnel de la personne en situation de handicap et effectue les recherches des différentes solutions et compensations. L’essentiel de l’activité des ergothérapeutes consiste à informer et conseiller sur les aides techniques et les solutions d’adaptation du logement notamment par la rédaction de fiches de préconisation personnalisées (plus de 600), de plans d’aménagement du logement (224 plans), la réalisation d’essais de matériel (282) dans les locaux de l’Etape, la réalisation de visites à domicile mais aussi l’accompagnement des usagers dans leurs démarches. Ces chiffres concernent l’année 2016 et sont illustrées dans la plaquette de l’Etape par des exemples de préconisations.

Une enquête réalisée en 2015 auprès de 60 usagers a mis en évidence l’impact du service.

La fréquentation du service est bien supérieure aux objectifs initiaux, ce qui a obligé le CCAS à renforcer ses équipes et à professionnaliser sans cesse ses outils de travail. Aujourd’hui, le service est constitué d’un chef de service, de 4 ergothérapeutes, d’un référent social et d’une assistante de documentation, portant l’ensemble à 6 ETP.

Le Département de l’Hérault et la Maison des Personnes Handicapées ont soutenu le service depuis sa création. Toutefois, l’augmentation des demandes nous obligent à trouver d’autres sources de financement et à envisager un nouveau statut pour le service afin de mobiliser plus facilement des fonds et de diversifier les activités en termes de missions et de territoires. Actuellement, le CCAS engage des démarches auprès de ses partenaires pour créer un groupement de coopération sociale et médico-sociale afin de regrouper et mutualiser les services apportés.

Les attentes de cette action sont de :

• disposer de temps et de compétences complémentaires pour capitaliser cette expérience,
• lui donner objectivement une valeur de référence,
• disposer de supports de diffusion adaptés pour répondre aux sollicitations,
• établir une qualification et une quantification des besoins en solutions techniques pour sécuriser la vie quotidienne et adapter les logements à l’avancée en âge et au handicap.

Moyens

Les moyens alloués portent sur le projet d’observatoire et de capitalisation d’expérience de l’ETAPE.

Moyens humains

Afin de mener l’action, des compétences transversales sont nécessaires et correspondent à un temps de travail de 0,75 ETP.

• Chef de service de l’Etape, attaché territorial, à 0,10 ETP, pour superviser l’action, mobiliser les partenaires et co-construire les évaluations,
• Coordinateur de l’équipe des ergothérapeutes, à 0,10 ETP, pour apporter l’expertise des ergothérapeutes et les méthodologies de travail expérimentées et validées,
• Gestionnaire de projet, à 0,50 ETP, pour construire les outils d’évaluation, les déployer auprès des usagers et des partenaires, construire les tableaux de bord et indicateurs de l’observatoire, concevoir les outils de communication
• Services centraux du CCAS, à 0,05 ETP, pour les fonctions de direction du CCAS, contrôleur de gestion, comptabilité, et RH.

Moyens matériels

Pour mener l’action, il est nécessaire :

• d’équiper un poste de travail avec du mobilier et du matériel informatique,
• de financer la fourniture et l’amélioration du logiciel, sous forme de prestations de services,
• de financer la reproduction et la diffusion du guide,
• de disposer de tous les équipements habituels du service l’Etape (show-room des aides techniques, matériel de démonstration, équipements, logiciels pour élaborer les plans…).

Budget du projet

Les partenaires

Partenaires opérationnels

Les partenaires habituels de l’Etape seront sollicités pour conduire cette action et contribueront aux phases de recueil de données, par le biais de questionnaires et d’enquêtes ou de témoignages, tant pour la partie capitalisation de l’expérience que pour la partie observatoire et notamment la caractérisation de leurs besoins et attentes :

• Le Conseil Départemental et la Maison des Personnes Handicapées de l’Hérault,
• Les communes et les CCAS (Montpellier, Agde, Bédarieux, La Grande Motte, Villemagne l’argentière…),
• La CARSAT et les Caisses de retraite complémentaires,
• La Mutualité Française,
• Les établissements médico-sociaux (SAAD, SSIAD…) et de soins (CHU, Centre de rééducation…),
• Les bailleurs sociaux (Nouveau Logis Méridional, Hérault habitat…).

Les départements (Gard, Puy de Dôme…) et structures (CCAS, Centre ressources service aux personnes de Poitiers, centre de gestion des Landes…) qui ont sollicités l’Etape pour créer des services similaires. Ils contribueront, en répondant à des enquêtes, à exprimer leurs attentes vis-à-vis du guide.

Une équipe projet est mise en place pour finaliser les objectifs et orientations de l’action et pour assurer le suivi des démarches engagées. Elle est présidée par l’élu de la commune de Lattes qui est à l’initiative de la création du service. Cette équipe est composée de 6 partenaires choisis parmi la listes ci-dessus et travaillant habituellement avec l’Etape. Elle se réunit au minimum 3 fois pendant la durée du projet et pourra être complétée par des partenaires ciblés en fonction de l’objet de la rencontre et de la phase du programme.

Ils financent l'action

A ce jour, le CCAS n’a obtenu aucun financement pour mener cette action. Il est envisagé de déposer des dossiers auprès de caisses de retraite complémentaire, de la Mutualité Française, de la Conférence des Financeurs de la prévention de la perte d’autonomie de l’Hérault et éventuellement d’autres partenaires non identifiés à ce jour, pour venir en complément de la participation au titre de la présente bourse aux initiatives.

Les observations du CCAS/CIAS

La création d’un service similaire à l’Etape est tout à fait envisageable quel que soit le territoire. C’est l’objectif de la création du guide.

Toutefois, dans le cadre d’un essaimage, il serait intéressant que les connaissances communes (base de données, veille technologique et documentaire, supports remis aux usagers comme ceux présentés en annexe…) puisent être mutualisées ou partagés.

De plus, les orientations actuelles qui découlent de l’application de la loi relative à l’adaptation de la société au vieillissement, sont tout à fait favorables au déploiement de ces structures. Elles encouragent les porteurs potentiels à tenir compte des enseignements de notre expérience et à disposer de données fiables concernant les besoins de la population cible, d’où la nécessité de capitaliser l’expérience du CCAS de Lattes.

Photo : Wikimedia Commons / Wolfgang Bauer