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Offres d’emploi

CCAS d’Argenteuil (95) : Assistant(e) de direction (remplacement)

Contexte du recrutement et définition de poste
Sous l’autorité du Directeur du CCAS et de l’Action Sociale, l’assistante de direction assiste le directeur et les chefs de service afin d’optimiser la gestion de leur activité. Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques. Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des différents services : Ressources et Innovation, Social, Autonomie et Générations.

Missions :

Appui au Directeur du CCAS, en lien avec une autre assistante de direction :
Gérer l’agenda du Directeur
Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements sur Outlook
Traiter le courrier entrant et sortant de la direction (logiciel AIRS), les mails et appels téléphoniques (recevoir, filtrer et orienter les appels)
Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction et gérer les urgences
Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs
Trier, classer et archiver les documents
Gérer le suivi des ressources humaines, en lien avec la DRH (suivi des grèves, suivi des congés et absences, mise à jour des dossiers agents)
Gérer les commandes de fournitures administratives, gérer le stock
Organiser les conseils d’administration du CCAS : rédiger les ordres du jour, mettre en forme les délibérations, les rapports et documents annexes, préparer la maquette, gérer les convocations
Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés et conventions, la transmission au Contrôle de Légalité, la diffusion et le classement
Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS
Appui aux chefs de service, en lien avec une autre assistante de direction :
Réceptionner les appels téléphoniques : Recevoir, filtrer et orienter les appels du service
Réceptionner, traiter et diffuser les informations : rechercher et diffuser les informations, trier, photocopier et assembler les documents
Réaliser des travaux de bureautique : prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents
Gérer les courriers dans AIRS
Gérer le logiciel CHRONOTIME
Gérer les demandes aux directions ressources (DSIT, DMG, DRH etc.)
Gérer le suivi de la planification des réunions et l’agenda des chefs de service : préparer les réunions, transmettre les documents si besoin avant les réunions prendre des notes lors des réunions et gérer les agendas et demandes de congés
Trier, classer et archiver les documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible
Opérer un tri régulier parmi les dossiers. Anticiper les commandes de fournitures pour le service et en vue du classement ou de l’archivage
Gérer le suivi et la mise en forme des dossiers administratifs : vérifier la validité des informations
Mettre en forme et présenter les dossiers
Gérer l’exécution et le suivi des procédures et décisions administratives : vérifier la conformité des procédures administratives et préparer les documents de suivi des décisions administratives
Gérer les commissions de secours (préparer les tableaux, se mettre lien avec les partenaires, saisir les données dans le logiciel, préparer les courriers de réponses…), conjointement avec le coordonnateur du secteur social.

Profil :

Connaissance des outils informatiques et bureautiques (notamment Excel) et des logiciels utilisés par le service
Capacité d’organisation et d’autonomie
Capacité à s’approprier les logiciels métiers (AIRS, Millésime, Chronotime, Footprints)
Bon relationnel et capacité d’écoute
Discrétion et sens de la confidentialité
Sens du service public

Contact

Ce poste est à pourvoir dans le cadre d’un contrat de remplacement jusqu’au 14/10/2021.
Postuler en ligne : https://recrutement.argenteuil.fr/1349_offre-emploi-assistante-de-direction-ccas-remplacement-hf.html

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