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Comment organiser son CA en période de confinement ?

Covid-19 : les questions-réponses

Comment organiser son CA en période de confinement ?

Question d’un CCAS : Monsieur le Maire souhaite organiser pour la première fois un conseil d’administration par visioconférence pour le vote du CA et du budget primitif avec les anciens membres du conseil d’administration. Est-ce possible et dans l’affirmative, comment doit s’organiser ce conseil ? Le quorum est habituellement constitué de la moitié des membres + 1 (soit 9), mais dans le contexte actuel lié au coronavirus, peut-on réduire ce quorum ? Peut-on prévoir une délibération pour la visioconférence ?

Réponse de l’Unccas

Dans le contexte de crise sanitaire actuelle, il faut se référer sur ce point à la récente Ordonnance N°2020-391 du 1er avril 2020, laquelle prévoit un régime dérogatoire pour le fonctionnement et l’organisation du CCAS/CIAS afin de faciliter notamment la mise en place accélérée d’actions, d’aides et secours exceptionnels, l’octroi des domiciliations, l’acceptation des dons (...) pendant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire.

Ainsi, en guise de préambule, il faut retenir que les attributions relevant habituellement du conseil d’administration du CCAS sont dévolues exceptionnellement à l’exécutif du CCAS/CIAS, c’est-à-dire au président du CCAS (le maire) et au vice-président.

Toutefois, des conseils d’administration peuvent effectivement toujours être convoqués sur décision du président du CCAS ou sur demande des administrateurs (avec un délai de 6 jours conféré au président pour l’organiser). Les modalités d’organisation sont assez simples :

  • Il revient au président du CCAS d’utiliser tous les moyens dont il dispose (mail, téléphone, courrier) pour convoquer les administrateurs, et leur préciser la technologie retenue (visioconférence ou audioconférence).
  • La première séance doit permettre de déterminer et valider, par délibération, les modalités d’identification des participants, d’enregistrement et de conservation des débats, ainsi que les modalités de scrutin. Toutefois, contrainte pratique oblige, pour les réunions en téléconférence, il ne peut être recouru qu’au vote au scrutin public. Celui-ci peut être organisé soit par appel nominal, soit par scrutin électronique, dans des conditions garantissant sa sincérité. En cas de partage, la voix du président du CCAS reste prépondérante. Le président du CCAS proclame le résultat du vote, qui est reproduit au procès-verbal avec le nom des votants.
  • Concernant le quorum, celui-ci est apprécié en fonction de la présence des membres dans le lieu de réunion mais également de ceux présents à distance. Les règles de comptabilisation du quorum sont aussi assouplies puisque le quorum sera atteint au tiers des membres (en lieu et place de la moitié). Il s’apprécie ici au regard du nombre de membre présents mais aussi des membres représentés par procurations. En outre les membres peuvent être porteurs de deux pouvoirs (contre un seul jusqu’ici).
  • Enfin, le numérique étant de mise, les délibérations sont formalisées par voie dématérialisées.
En résumé, en cette période de confinement il est tout à possible de réunir le conseil d’administration du CCAS.
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