Question d’un CCAS : combien de fois le conseil d’administration du CCAS a-t-il l’obligation de se réunir pendant l’année ? Dans quelle temporalité ? Comment convoquer les administrateurs ?
Réponse de l’Unccas :
Une obligation de se réunir a minima une fois par trimestre
Le conseil d’administration a obligation de se réunir au moins une fois par trimestre, comme le stipule l’article R123-16 du code de l’action sociale et des familles, code régissant l’organisation et le fonctionnement de la gouvernance du CCAS.
Article R123-16 du code de l’action sociale et des familles : « Le conseil d’administration du centre d’action sociale tient au moins une séance par trimestre (…) ».
La mesure de la périodicité
Comment faut-il considérer la périodicité ? Trois mois doivent-ils s’écouler entre chaque séance ? Ou faut-il réunir au moins une fois le conseil d’administration sur chaque trimestre calendaire ?
A la lecture de l’article R123-16 du code précité, on peut considérer que le législateur entend par « trimestre » une période de l’année qui dure trois mois. Ainsi, on peut en déduire que le conseil d’administration doit se réunir au moins une fois comme suit :
- Entre le 1 janvier et le 31 mars
- Le 1er avril et le 30 juin,
- Le 1er juillet et 30 septembre
- Le 1er octobre et le 31 décembre
Rien n’interdit de se réunir plus de 4 fois par an, bien au contraire.
Au-delà de cette périodicité minimum, le conseil d’administration peut également se réunir chaque fois que le président ou la majorité de ses membres en font la demande afin de traiter différents sujets inhérents aux compétences du conseil.
La convocation des administrateurs
Pour que le conseil puisse valablement se réunir, chaque administrateur doit recevoir individuellement une convocation signée du président (du vice-président ou du directeur s’ils ont délégation de signature) précisant la date, le lieu et l’heure de la réunion.
Cette convocation doit au minimum être envoyée 3 jours avant la réunion, sachant que le délai se compte en jours francs : le délai de 3 jours ne commence à courir que le lendemain du jour où la convocation est adressée et n’expire que le lendemain du 3ème jour.
La convocation doit être accompagnée de l’ordre du jour détaillé de la séance. Dans les communes de plus de 3500 habitants, il faut joindre à l’ordre du jour un rapport explicatif sur chaque affaire portée à l’ordre du jour : il s’agit ici de mettre en œuvre le droit à l’information des administrateurs, ceux-ci devant recevoir avant la séance une information suffisamment précise pour pouvoir statuer en connaissance de cause.
