La Co-construction d’un projet de service fait sens et lie l’ensemble de l’équipe autour de valeurs communes.
Ce projet permet de tendre vers un cercle vertueux : Prévention TMS-RPS - Conciliation vie privée-vie professionnelle - Qualité de service - Montée en professionnalisation. Ce projet permet également de fidéliser, attirer et construire une organisation SAAD prêt à prendre en charge les enjeux démographiques 2025-2030.
Principaux objectifs
Le CCAS est convaincu que la QVT est multifactorielle et ne se décrète pas : elle se construit, comme la confiance.
Illustration des retours et mise en œuvre des groupes de travail dans notre service avec l’appui et l’accord du Conseil d’Administration :
- Lutte contre l’isolement : réunion mensuelle d’équipe, trimestrielle avec la Direction.
- Prévention des RPS : approche de la pratique proposée tous les mois et changement des horaires (initialement le soir, désormais en AM).
- Prévention des risques biologiques et Covid : commande et remise mensuelle d’EPI par l’assistante de prévention sur la base des choix du groupe de travail puis personnalisé (nouvelle blouse et tenue de travail testé et approuvé ! nouveaux smartphones avec téléphonie illimité entre intervenante, mise en place de badge professionnelle, de Caducee, d’un kit d’urgence covid, d’une équipe covid dédiée volontaire, d’une campagne de vaccination grippe dans les bureaux du CCAS etc....
- Accompagner la montée en compétence : plan de formation, aide à la VAE avec soutien de la RH
- Sécurisation des contrats de travail : disparition en 2020 des contrats vacataires, mise en place de l’annualisation 28H00, paiement des heures complémentaires tous les trimestres et démarche lancée de 2 titularisations par an depuis 3 ans + revalorisation des primes mensuelles et annuelle
- Transmission des savoirs : mise en place du poste agent ressources et du tutorat pour les nouveaux salariés (financement par le CD03)
- Accessibilité de la Direction : réunions trimestrielles sur la RH, la QVT, la prévention des risques, les souhaits de développement d’animation et l’activité du service
- Développement du sentiment d’appartenance et de fierté du métier : mise en place des animations proposées par les intervenantes porteuses et volontaires (via des appels à projet instruit par la Direction) : tablette numérique à domicile (septembre 2020), défi photo (idem), services qui concourent à prévenir les RPS et qui permet également des reclassements dans l’équipe et la poursuite de l’activité en cas de problématiques de santé naissantes. Article régulier sur le SAAD dans le magazine municipal
- promotion de la culture de la bientraitance du service : matérialisation en avril 2021 d’une charte de la bientraitance par le groupe de travail et lancement du challenge photo de printemps !
Public(s) Ciblé(s) par l'action
AVS et AAD
Contexte
Arrivée de la nouvelle directrice en 07/2018 dans un contexte de fort turn over, d’arrêts maladie de longue durée (5 agents sur 25 en arrêt de plus de 3 ans) et de réalisation urgente (sous 6 mois) de l’évaluation interne puis externe (audit réglementaire obligatoire sur l’organisation et la qualité de services).
Le SAAD faisait face à des difficultés de recrutements (problème national) et à un épuisement psychologique des intervenantes (faisant face aux remplacements et départs réguliers de collègues).
Le personnel administratif était quant à lui sous pression dans les sollicitations des remplacements à organisés régulièrement en urgence, frustré de ne pouvoir fidéliser son personnel alors que les demandes d’interventions des usagers ne faisaient que croitre.
Les temps de paroles étaient limités (pas de réunions d’équipe du fait d’un cercle vicieux dans le traitement des urgences quotidiennes ne permettant pas de les organiser ou de ne pas réussir à organiser les remplacements), les formations rares (pour les même raisons), les animations en attente alors que demandées et proposées par les intervenantes.
Les entretiens d’évaluation de 01/2019 ont permis de dégager une attente collective des personnels de terrain et de bureaux. S’en est suivi une enquête satisfaction auprès du personnel qui a permis de lancer les groupes de travail dés le printemps (5 thématiques).
Thématiques des 5 groupes de travail : prévention des risques - bientraitance - projet de service - consentement des usagers et cahier des liaison.
La participation était libre et sans limite de nombre : la participation a été de 80% dès le démarrage et est toujours de mise depuis cette date !
Description / Fonctionnement de l'action
Le CCAS s’est engagé dans une démarche de QVT impliquant une réorganisation des missions supports et des méthodes de travail s’appuyant sur la libre expression et souhait d’évolution de chacun des membres de l’équipe :
2019 : mise en place de 5 groupes de travail et d’une démarche participative en vue d’identifier les risques et les pistes d’amélioration : s’en suivra la mutualisation du poste d’assistant de prévention + un plan de formation collectif ambitieux + mise en place de tutorat + temps de réunion + modification RH et organisationnelle + commande d’EPI.
2019 : RPS : sacralisation de temps de réunions mensuelles, d’échanges et de paroles y compris avec un psychologue dans le cadre d’analyse de la pratique.
Depuis 2020 :
Évolution d’une aide à domicile sur un poste agent ressources (accompagnement des nouveaux salariés),
Déclinaison du DUERP en « mode covid » (kit d’urgence covid, équipe covid dédiée sur la base du volontariat),
Déclinaison d’un nouveau management bienveillant et participatif (embauche de 2 responsables de secteur mettant en place la sectorisation avec prise en compte des risques routiers dans les trajets domicile-travail-préparation des plannings d’intervention, temps de battement de 15 min entre interventions éloignés, 1/2 journée de plages d’indisponibilités hebdomadaires pour concilier vie pro-vie privée...).
Déclinaison au travers de la mission RH : allongement des contrats, titularisation, paiement trimestriel des heures complémentaires en plus de l’annualisation mise en place.
Les étapes du projet :
Lancement des groupes de travail (début 2019).
Mise en place d’un plan de formation ambitieux pour tous les métiers s’étalant de 01/2019 à 12/2019 soit 1241H00 financées et réalisés en 2019 avec l’appui du CD03 (dont APS-ASD, bientraitance, approche de la pratique, accompagnement fin de vie, prévention du suicide chez la personne âgée, formation continue pour l’agent de prévention, initiation à l’animation participative, sensibilisation aux handicaps etc... (cf rapport d’activité joint)).
Mi 2019 : réorganisation et mutualisation des missions supports assistant de prévention et assistant RH : adaptation des EPI, mise en place du DUERP, renforcement RH sur les paies et les contrats (plus de retards dans les traitements et accompagnement personnalisé dans les souhaits de reclassements, évolution de poste, VAE).
2020 : réorientation du management du SAAD avec embauche de 2 responsables de secteur au profil bienveillant et complémentaire (une ex aide à domicile et une assistante sociale) et évolution des agents initialement en poste sur des missions d’accompagnement social-animation + départ à la retraite pour l’autre agent.
Fin 2020 : sectorisation du SAAD : se met en place 2 équipes au coté des 2 responsables de secteur (temps de réunion mensuelle, baisse des distances parcourues, prise en compte des distances domicile-travail, remontée et traitement des signalements, besoin d’appui ou d’un binôme quand situation trop lourde...).
01/2021 : reconnaissance RH : allongement des contrats de travail, revalorisation des primes, titularisation, développement de temps d’animation partagés et de projets portés par les intervenantes.
Bilan
Stabilisation et complétude des 2 équipes sectorisées depuis 09/2020 (aucun départ sauf cas de retraite).
Plus d’arrêt supérieur à 6 mois depuis 07/2020.
Accompagnement avec succès au reclassement professionnel d’un agent en 09/2020 sur la mission d’accompagnement numérique à domicile (incapacité reconnue par la Commission de Réforme et arrêt pendant 5 ans) + développement d’un projet de transport de personnes âgées par le même agent pour 09/2021 !
Présence de 80% de l’équipe pendant le confinement.
100% de personnel vacciné contre le Covid au mois d’aout 2021.
Inscription dans la démarche VAE de 3 agents / an 2 années consécutives (contre 2 agents tous les 2 ans avant 2018).
Positionnement d’un agent ressources dans l’équipe d’aide à domicile (tutorat) + participation au job dating d’été et aux portes ouvertes des écoles, en appui aux responsables de secteur.
Positionnement d’un agent aide à domicile comme responsable de secteur.
Positionnement d’un ancien responsable de secteur comme responsable des animations, elle-même proposées et parfois portées par les aides à domicile postulantes.
Plus aucune difficulté de remplacement en cas d’arrêt maladie ou d’empêchement (solidarité entre collègues).
Le SAAD n’a presque plus à faire de publicité pour ses offres d’emplois (sauf l’été) et les demandes de stages et de postulantes se multiplient (7 stagiaires reçues depuis le début de l’année).
Augmentation du taux de satisfaction (99.6% + 1 point) et du taux de recommandation du service par les usagers (98.5% + 17 points).
Dynamique de projets d’animation grandissante çà fourmille d’idée en réunion d’équipe et les projets se mettent en place et se poursuivent sur 2021 !
Perspectives
Au regard de la dynamique du service portée à la fois par les intervenantes, les cadres et les fonctions supports, nous souhaitons aller plus loin et développons plusieurs projets issus des groupes de travail :
Mobilité douce : financement par le CCAS de 2 vélos électriques accessibles aux intervenantes à domicile dès le mois de juin (en libre-service suivant leur planning et leur envie) - Démarche de prévention santé lancée !
Casque de réalité virtuelle 3D : action innovante portée par 4 intervenantes à domicile qui seront formées et proposeront ce service au domicile des usagers en grande perte de mobilité (en phase de démarrage).
Médiation animale - zoothérapie (gestion de la douleur et stimulation cognitive) : proposé par les intervenantes avec contractualisation d’un prestataire (mis en place en 09/2021).
Transport mobilité : service de transport pour les personnes en perte d’autonomie en 09/2021 (accord de la CARSAT).
Dédoublement des ateliers mémoire au CCAS prévue en 11/2021 (porté et animé par une AVS volontaire).
Reconduction de l’opération de vaccination contre la grippe à l’automne 2021.
