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Assouplissements des modalités d’organisation et de fonctionnement du CCAS/CIAS

Covid-19 : les questions-réponses

Assouplissements des modalités d'organisation et de fonctionnement du (...)

Question d’un CCAS : A la suite des premières ordonnances de la loi d’urgence relatives au fonctionnement des collectivités, auriez-vous des précisions sur les marges de manœuvre données aux CCAS/CIAS pour alléger leurs contraintes administratives durant cette période (octroi d’aides financières, consultation par mail des membres du CA, tenue des séances sous visioconférence) ?

Réponse de l’Unccas

En la matière, il faut savoir que l’octroi des aides facultatives du CCAS relève en principe des attributions du conseil d’administration que ce dernier peut déléguer par délibération au président ou au vice-président en vertu de l’article R.123-21 du code de l’action sociale et des familles. Donc tout dépend s’il existe ou non une délégation préalable sur ce champ consentie par le conseil d’administration au profit de votre président.

Ensuite, il faut aussi prendre en considération des modulations instituées par voie d’ordonnance. En effet, pour faire face à la crise sanitaire actuelle, les modalités d’organisation et de fonctionnement des CCAS/CIAS connaissent des assouplissements dérogatoires institués par une application croisée des ordonnances n° 2020-347 du 27 mars 2020, et n°2020-391 du 1er avril 2020. Le régime dérogatoire qui en découle doit permettre de garantir la continuité de fonctionnement des CCAS/CIAS, en facilitant notamment la mise en place accélérée d’actions, d’aides et secours exceptionnels, la délivrance des domiciliations, la réception de dons, l’octroi de subventions (...) pour subvenir aux besoins essentiels des publics vulnérables.

Il convient toutefois de signaler que les CCAS/CIAS connaissent une difficulté attenant au caractère très général des dispositions prises par voie d’ordonnances, commanditées par l’urgence. On remarque notamment que :

  • Les dispositions de l’ordonnance n° 2020-347 du 27 mars 2020 s’appliquent aux instances collégiales de tous les « établissements publics, quel que soit leur statut » mais « à l’exception des organes délibérants des collectivités territoriales et de leurs groupements » (cf. termes du rapport afférent et article 2 de l’ordonnance précitée).
  • Quant à l’ordonnance n°2020-391 du 1er avril 2020, celle-ci ne vise pas les CCAS/CIAS en tant que tel mais les « établissements publics locaux » ou les « établissements publics de coopération intercommunale ». Néanmoins, comme le font certaines préfectures, une interprétation extensive de la formule « établissements publics locaux », conduit à inclure les établissements publics administratifs que sont les CCAS/CIAS dans le champ d’application de cette ordonnance.
  • Sur les territoires, les préfectures peuvent faire une interprétation variable des deux ordonnances.

Ainsi, l’imprécision des dispositions vis-à-vis des CCAS/CIAS, implique de raisonner d’une manière pragmatique en opérant une lecture croisée de ces deux textes, dans un triple objectif :

  • subvenir aux besoins essentiels des habitants vulnérables avec réactivité et souplesse ;
  • tout en sécurisant juridiquement les pratiques ;
  • sans dénaturer de manière excessive la répartition classique des compétences entre exécutif et assemblée délibérante.

Dans tous les cas, la préfecture reste votre interlocuteur de référence pour assurer la validité de vos actes, notre analyse ne pouvant se substituer à la leur.

Pour vous aider à mieux appréhender les modulations temporaires applicables, voici un exposé des principales règles à connaître.

Tout d’abord, ce régime d’exception est applicable d’une manière rétroactive du 12 mars 2020 et cessera de s’appliquer un mois après l’expiration de l’état d’urgence sanitaire, afin de garantir une transition progressive vers un fonctionnement plus classique. (Article I, Ord. du 27 mars).

Répartition des compétences

Le conseil d’administration, le président, le vice-président et le directeur du CCAS/CIAS demeurent compétents dans le champ de leurs attributions propres. Par ailleurs, les délégations de pouvoirs et de signatures consenties avant crise demeurent applicables. (Cela renvoi aux délégations consenties par le conseil d’administration au président ou au vice-président ainsi que celles consenties par le président du CCAS/CIAS aux vice-président ou au directeur, sur le fondement des article R.123-21 et R.123-23 du code de l’action sociale et des familles).

Toutefois, l’ordonnance du 27 mars permet de déroger aux règles de répartition de compétences habituelles : le conseil d’administration du CCAS/CIAS peut décider de transférer de nouvelles compétences au profit de l’exécutif du CCAS/CIAS (au président, ou au vice-président), au-delà des matières habituellement circonscrites de l’article R.123-21 du code de l’action sociale et des familles. Ce transfert de compétences doit néanmoins être justifié par l’ « urgence qui pourrait s’attacher à l’intervention des mesures qu’elles permettront de prendre ». (Article 3, Ord. du 27 mars). Il n’y aurait donc pas de transfert automatique des attributions du conseil d’administration à l’exécutif sans délibération préalable motivée par un caractère d’urgence.

Enfin, le conseil d’administration peut également se réunir toutes les fois où un cinquième des administrateurs le demande (au lieu du tiers habituel), sachant qu’un délai de 6 jours est consenti au président du CCAS/CIAS pour l’organiser. (Article 3 Ord. du 1er avril)

Organisation des séances du conseil d’administration

Ensuite, pour siéger, le conseil d’administration des CCAS/CIAS est autorisé à recourir à des réunions dématérialisées par visioconférence ou audioconférence, sachant que cette possibilité s’étend aussi à la commission permanente. (Article 6, I, Ord. du 1er avril ) :

  • A cet égard, il revient au président du CCAS/CIAS d’utiliser tous les moyens dont il dispose pour convoquer les membres du conseil d’administration et leur préciser la technologie retenue (visioconférence ou audioconférence). (Article 6, I, Ord. du 1er avril)
  • Pour garantir la validité des décisions prises, le conseil d’administration doit préalablement déterminer et fixer par délibération : les modalités d’identification des participants ; d’enregistrement et de conservation des débats ; les modalités de respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ; les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendu, ainsi que les modalités de scrutin. (Article 6, I, Ord. 1er avril, Article 2, Ord. du 27 mars 2020)
  • Lors des réunions en téléconférence, il ne peut être recouru qu’au vote au scrutin public. Celui-ci peut être organisé soit par appel nominal, soit par scrutin électronique, dans des conditions garantissant sa sincérité. En cas de partage, la voix du maire ou du président est prépondérante. Le maire ou le président proclame le résultat du vote, qui est reproduit au procès-verbal avec le nom des votants. (Article 6, II, Ord. du 1er avril)
  • Le quorum est apprécié en fonction de la présence des membres dans le lieu de réunion mais également de ceux présents à distance (Article 6, III, Ord. du 1er avril). Les règles de comptabilisation du quorum sont aussi assouplies puisque le quorum sera atteint au tiers des membres (en lieu et place de la moitié). Il s’apprécie ici au regard du nombre de membre présents mais aussi des membres représentés par procurations. En outre les membres peuvent être porteurs de deux pouvoirs (contre un seul jusqu’ici). (Article 2, Ord. du 1er avril)

De façon subsidiaire, si le conseil d’administration se trouve dans « l’impossibilité avérée » de se réunir, « y compris par voie dématérialisée », le conseil peut décider que le président du CCAS/CIAS ou « un autre membre (administrateur) le représentant » exerce ses compétences « afin d’adopter des mesures présentant un caractère d’urgence » jusqu’à ce que le conseil d’administration puisse à nouveau se réunir. En contrepartie, le président devra, par tout moyen, informer le conseil et rendre compte des décisions prises. (Article 3, Ord. du 27 mars)

La formalisation des décisions prises

L’ordonnance du 27 mars, en son article 2, étend les dispositions de l’ordonnance n°2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial, aux établissements publics et en ce sens aux CCAS/CIAS. Elle permet au conseil d’administration de :

  • décider qu’une délibération soit « organisée au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle » ;
  • décider qu’une délibération soit « organisée par tout procédé assurant l’échange d’écrits transmis par voie électronique permettant un dialogue en ligne ou par messagerie ». En ce cas, « Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l’ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu’ils puissent y répondre pendant le délai prévu pour la délibération, afin d’assurer le caractère collégial de celle-ci ». A noter que la délibération ne sera valable que si « la moitié des membres » administrateurs y ont effectivement participé.

Contrôle de légalité et publicité des actes (article 7 Ord. du 1er avril)

Les décisions prises dans le cadre de ces délégations restent soumises au contrôle de légalité exercé par le préfet. La transmission des actes est néanmoins simplifiée puisqu’ils peuvent être transmis par courriels aux services de la préfecture.

L’obligation de publicité des actes à caractère réglementaire demeure, mais une simple publication sur le site internet, sous réserve de respecter certaines conditions, est suffisante.

En résumé, de nouvelles modalités sont données aux CCAS/CIAS pour garantir une prise de décision accélérée, à travers la possibilité de tenir des séances sous formes dématérialisées, de prévoir des transferts de compétences exceptionnels, de parer à l’indisponibilité possible des administrateurs via un quorum allégé… Pour ce faire, deux ordonnances doivent être mobilisées avec une interprétation guidée par le cœur de métier des CCAS/CIAS : venir en aide aux plus fragilisés avec réactivité et souplesse.
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