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Fiche d'expérience

Vigilance et gestion suivie des frais d’hébergement impayés en EHPAD

Vigilance et gestion suivie des frais d'hébergement impayés en (...)

Afin de limiter les frais d’hébergement impayés au sein des EHPAD gérés par le CCAS de Montpellier, celui-ci a mis en place un plan en en deux phases successives :

  • élaboration d’une procédure allant de l’étude des ressources de la personne âgée au recouvrement des créances par le CCAS (recours amiables comme contentieux),
  • suivi du recouvrement des créances par la mise en place d’un groupe de travail transversal.

Contexte

Le CCAS de Montpellier, gestionnaire de 7 Etablissements d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (561 lits), a été amené à s’interroger sur les personnes ressources et les outils à mobiliser pour limiter les frais d’hébergement impayés. Ce travail est motivé, d’une part, en raison de l’impact des frais d’hébergement impayés sur le tarif journalier de l’ensemble des résidents, d’autre part, par le contexte budgétaire de plus en plus contraint.

Toutefois, il est important pour le CCAS d’accompagner la personne âgée et sa famille dans cette situation de fragilité financière en l’orientant et en la conseillant sur les aides mobilisables, notamment au sein de ses propres services.

En France, la retraite moyenne est de 1 000€ par mois. Aussi, nombreux sont les résidents à solliciter l’aide sociale (40% des résidents du CCAS) ou le soutien de leur famille pour financer la prise en charge des frais d’hébergement en EHPAD.

Ce projet a également pour origine l’engagement partenarial signé entre le CCAS de Montpellier et la Trésorerie Municipale qui visait un objectif d’optimisation de la chaîne de recouvrement des recettes.
Une procédure concernant l’étude des ressources mobilisables pour l’accueil de la personne âgée en EHPAD a été réalisée celle-ci aborde la situation des hébergés procédant ou pas à une demande d’aide sociale afin d’outiller le CCAS lors de la procédure d’admission comme en cours de séjour.

Afin de faire vivre cet outil et de veiller à un recouvrement des sommes dues, un groupe de travail transversal a été constitué, celui-ci associant trois directions du CCAS de Montpellier et la Trésorerie Municipale qui se réunit à un rythme trimestriel.

Description

Cette situation des impayés est une réalité de terrain qui peut conduire à des tensions entre les directeurs d’EHPAD et les résidents ou leurs familles, c’est pourquoi il a été nécessaire de trouver des solutions d’amélioration et de mettre en place des phases amiables pour répondre aux besoins légitimes de chacun.

1 / Elaboration d’une procédure allant de l’étude des ressources de la personne âgée au recouvrement des créances

Pour élaborer cette procédure, il a été nécessaire de repérer les points de blocage, ce travail a associé la direction des établissements pour personnes âgées, des directeurs d’EHPAD, le service des affaires juridiques, le service des finances, le service accueil social et instruction et un travailleur social de la Maison des Séniors.

Grâce à des collaborations externes avec la Trésorerie Municipal, la Direction générale adjointe des Solidarités Départementales du Conseil départemental de l’Hérault, le cabinet d’avocats Vinsonneau-Palies et l’Union Nationale des CCAS, il a été possible de bénéficier de nombreux éclairages et conseils.

Le premier niveau étudié a été le contenu du dossier d’admission

Une vigilance accrue est utile sur le caractère complet des dossiers d’admission et notamment sur les informations concernant les obligés alimentaires et l’ensemble des revenus de la personne âgée (retraites, revenus des capitaux y compris immobiliers ou autres).Une information écrite a été ajoutée sur le financement des frais d’hébergement. Sur ce point, le service des admissions vient également expliciter ces éléments tenant au paiement lors de la réalisation du dossier d’admission.

Le CCAS de Montpellier a également travaillé sur la mise en place d’un engagement de payer ou caution simple. Un engagement de payer « type » est proposé aux directeurs d’EHPAD. Cette caution n’apparaît pas utile en cas d’admission à l’aide sociale.

Il est important d’insister sur l’utilité de l’étude de la mobilisation des ressources de la personne hébergée comme des obligés alimentaires ou du recours à l’aide sociale. C’est de cette étude précise de la situation financière de la personne hébergée que l’EHPAD pourra mettre en œuvre les outils les plus adaptés.

Le directeur d’EHPAD orientera le futur résident vers une demande d’aide sociale lorsque les ressources sont insuffisantes et que l’EHPAD n’a pas connaissance de ressources suffisantes et mobilisables au niveau de la personne âgée et des obligés alimentaires, ou que les ressources sont faiblement insuffisantes mais qu’il n’y a pas d’obligé alimentaire.
Le Conseil Départemental (CD) réalise alors l’enquête sociale en sollicitant les CCAS des lieux de résidence des obligés alimentaires. Les CCAS devront faire connaître l’absence de réponse des obligés alimentaires dans un délai de 31 jours au Conseil Départemental. A la suite, cette instance saisira lui-même le Juge aux Affaires Familiales pour une répartition de la dette.

Le second niveau étudié a été le constat du défaut de paiement.

Le CCAS de Montpellier a contractualisé un engagement partenarial avec la Direction Générale des Finances Publiques dans le cadre de la modernisation de la gestion publique locale et de l’amélioration de la qualité des comptes afin de s’engager dans une démarche volontariste visant à accroître l’efficacité des circuits comptables et financiers. Le CCAS ne présente pas de difficulté structurelle sur le sujet, l’état des restes à recouvrer est peu important (en moyenne 2%) mais il est paru indispensable d’associer les services du CCAS de Montpellier et du comptable pour le traitement des dossiers complexes.
Les états de restes à recouvrer sont régulièrement analysés afin d’être réactif dans la procédure de recouvrement des recettes. Le CCAS de Montpellier privilégie une démarche amiable envers le résident ce qui permet de manière très majoritaire de mettre fin aux créances.

La Trésorerie procèdera également à une relance amiable du redevable. En cas de problèmes avérés de frais d’hébergement impayés et de ressources de la personne hébergée, une demande d’opposition à tiers détenteur sera réalisée directement par la Trésorerie (saisie pour partie des revenus réguliers de la personne âgée comme les retraites). Ce dispositif qui permet d’accélérer les procédures de recouvrement s’explique par l’autorisation permanente de poursuites accordée par l’ordonnateur du CCAS de Montpellier au Trésorier Municipal au moyen d’une délibération de son Conseil d’Administration (article R. 1617-24 CGCT).

Le troisième niveau étudié a été l’engagement d’un recours amiable puis au besoin un recours contentieux devant le Juge aux Affaires Familiales (JAF)

Après épuisement du dialogue et constatation de frais d’hébergement impayés d’au moins deux mois par le groupe de travail en charge du suivi des créances, une démarche amiable écrite envers la personne âgée et les obligés alimentaires sera engagée. Cette solution sera également mise en œuvre en cas de demande d’aide sociale auprès du Conseil Départemental ayant un risque élevé de rejet par cette instance. Cette double sollicitation du Conseil Départemental et des obligés alimentaires, a pour but de saisir rapidement le JAF. Les situations de rejet d’aide sociale par le CD représentent 3 dossiers par an au CCAS de Montpellier.

Pour mener cette démarche, le directeur transmettra au service des affaires juridiques et de la commande publique un formulaire précisant l’état des besoins de la personne âgée, la dette, le tarif de l’EHPAD ainsi que les obligés alimentaires connus.

Cette phase amiable peut permettre à une famille de s’engager sur une répartition de la créance.
Si cette phase n’aboutit pas à un accord, alors le CCAS saisira le Juge aux Affaires Familiales.

Lorsque le juge se prononce, la comptabilisation des impayés court à compter de la date de la saisine du juge. Est observé un délai moyen de un an entre le dépôt de la saisine et l’audience.

Afin de mettre en œuvre ces nouvelles méthodes, une réunion de présentation et d’échanges a été tenue associant les 7 directeurs d’EHPAD, mais également des partenaires, tel que le Conseil Départemental, la Trésorerie Municipale et le Cabinet d’avocats Vinsonneau ainsi que les trois directions pilotes sur ce projet. Cette réunion a été une plus-value pour la rencontre des objectifs de terrain liée aux apports juridiques et financiers.

2 / Suivi du recouvrement des créances par la mise en place d’un groupe de travail transversal

La nécessité de réaliser régulièrement une étude des créances par EHPAD s’est imposée, ce groupe réunit quatre directions du CCAS de Montpellier et la Trésorerie Municipale à un rythme trimestriel :

  • la direction des ressources humaines avec le service des affaires juridiques et le service des finances,
  • la direction des Etablissements pour Personnes Agées,
  • la direction de l’Accueil et de l’Insertion avec le service accueil social et instruction
  • la direction des services à la personne et en particulier la maison des séniors
  • et l’Adjoint du Trésorier chargé des recettes.

Préalablement à la tenue de la réunion du groupe de travail de suivi des créances, un état des restes à recouvrer est mis à jour par le service des finances, transmis aux directeurs d’EHPAD pour observations sur chaque dossier. Lors de chaque réunion, un à deux directeur(s) d’EHPAD sont invités. Les dossiers représentant au moins deux mois d’impayés sont étudiés et une préconisation collégiale est approuvée.

Moyens

Préparation et réflexion sur la procédure : 5 personnes
Groupe de travail transversal relatif au suivi du recouvrement des créances : 7 personnes se réunissant 4 fois par an.
Mise en œuvre des recours à l’amiable et contentieux : EHPAD, Direction des Etablissements pour Personnes Agées et service des affaires juridiques.

Bilan

La démarche a été initiée en 2013, au 31 décembre 2015, le CCAS de Montpellier a pu recouvrer la somme de 246 450€ représentant 49.51% des restes à recouvrer.

Il s’agit bien évidemment du recouvrement de ressources importantes, mais au-delà, ce travail a permis une réflexion profonde sur les sources des frais d’hébergement impayés. Souvent, les impayés entraînent l’immixtion involontaire dans les relations familiales, il est donc nécessaire d’avancer sur ce sujet avec le plus grand respect.
La réunion du groupe de suivi des créances permet également le recouvrement de créances lors de succession, les informations connues de l’EHPAD pouvant être transmises à la Trésorerie Municipale qui réalisera toutes diligences pour récupérer les sommes dues auprès du Notaire.

Ce qui est constant, c’est qu’aucune situation n’est comparable et qu’il est utile de s’adapter au propre de chaque situation personnelle. L’information et l’échange avec les familles sont privilégiés afin de ne pas rompre ce lien de confiance entre l’établissement d’accueil et la personne hébergée.

Estimation CCAS

Au vu des résultats et ce sujet ayant fait l’objet de peu de développement, le CCAS de Montpellier a souhaité valoriser les procédures mises en œuvre.

D’autres pistes sont en cours d’étude et pourraient venir compléter ce travail sur les impayés :

  • la mise en place du paiement en début de mois,
  • la demande d’un dépôt de garantie,
  • la demande d’une caution solidaire,
  • le conseil auprès des personnes hébergées sur le mandat de protection future,
  • la mise en place des moyens modernes de paiement : prélèvement automatique, paiement par internet.

Photo : Wikimedia Commons / Christophe Finot

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