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Fiche d'expérience

Mutualisation d’un apprenti pour le recueil de données et leur mise en forme préalable à l’ABS des CCAS/CIAS adhérents de L’UDCCAS 37

Mutualisation d'un apprenti pour le recueil de données et leur mise en (...)

L’Union Départementale des CCAS 37 a embauché un apprenti pendant 13 mois en Master II Gouvernance territoriale à l’Université de Tours afin qu’il réalise le recueil de données statistiques et leur mise en forme (cartographie, tableau, croisement) pour les CCAS et CIAS adhérents et volontaires. Le coût de l’apprenti est mutualisé et porté par chaque CCAS/CIAS selon le nombre d’habitants.

Contexte

Beaucoup de CCAS/CIAS ne réalisaient pas un ABS en tant que tel et l’exercice s’arrêtait parfois à un rapport d’activités, plus ou moins étoffé. Les raisons invoquées étaient le manque de temps et/ou de personnel compétent à dédier à ce travail.

Le CCAS de Tours a recruté un apprenti en master II Gouvernance Territoriale de l’Université de Tours pour monter l’observatoire social de son ABS sur l’année 2015/2016. Cet apprenti a réalisé l’observatoire social, les fiches quartiers et préparé plus spécifiquement les groupes d’analyse partagée. Ce Master a été choisi notamment pour son option Environnement, Territoires et Paysages car les étudiants travaillent sur la cartographie et possèdent de bonnes notions de géographie.

L’expérience auprès du CCAS de Tours a été présentée aux membres de l’UD, qui ont été fortement intéressés par cette démarche, mais chacun individuellement ne pouvait utiliser ce fonctionnement.

Description

Principaux objectifs

Aider les CCAS/CIAS à réaliser une analyse de données froides par le recueil de données statistiques et leur mise en forme (cartographie, tableaux, graphiques, croisement, création d’indicateurs), préalable à l’analyse partagée que chaque CCAS/CIAS réalisera ensuite sur son territoire.

Le but est de réaliser la partie chronophage et technique de l’ABS, afin que chacun puisse ensuite réaliser un ABS complet.

Fonctionnement de l’action

L’UDCCAS 37 a présenté l’idée d’embaucher elle-même un apprenti, dont le coût serait mutualisé au pro-rata du nombre d’habitants des CCAS/CIAS faisant appel à lui. Un coût équitable pour tous a été présenté, sachant qu’il fallait qu’un nombre minimum de CCAS/CIAS s’engage afin de rendre viable financièrement cette opération.

Si plus de CCAS/CIAS que prévu s’engagent, le coût est recalculé en fonction du nombre de volontaires, et baisse automatiquement pour chacun.

Le maître d’apprentissage est le chargé de mission de l’UD. L’apprenti est accueilli dans les locaux du CCAS de Tours qui lui met à disposition les moyens matériels nécessaires, ainsi que les outils déjà créés et la liste des indicateurs utilisés pour son ABS.

Chaque CCAS/CIAS choisit dans la liste des indicateurs disponibles ceux qui lui semblent les plus pertinents pour son territoire, et peut éventuellement en choisir d’autres en fonction de leurs besoins spécifiques. Ce fut par exemple le cas pour un CIAS qui souhaite faire une étude pour implanter un centre social. Au regard des critères de la CAF (pour l’agrément), certains indicateurs sont obligatoires. Par ailleurs, certains CCAS demandent de comparer les données de leur ville avec d’autres de mêmes strates.

Une convention est signée ensuite entre l’UD et chacun des CCAS/CIAS concerné.

La mission de l’apprenti consiste à préparer les observatoires sociaux de chaque CCAS/CIAS. Il collecte les données sur la population (données de l’INSEE, CAF, CPAM et parfois celles de la ville et du CCAS), les mets en forme par tableau ou graphique et en fait des commentaires légers (analyse comparative...). Il peut également en faire une analyse (par exemple, il va mettre en évidence un territoire ou une donnée). Les données sont a minima par carreau, et pour les communes les plus grandes, aussi par iris. Il est possible, pour les grandes villes comme Tours, de faire des fiches par quartier.

La mise en forme finale de la récolte des données de l’apprenti est sous forme de Powerpoint d’une quarantaine de diaporamas, édité sous format paysage.

Ensuite chaque CCAS/CIAS décidera de manière individuelle, pour faire son ABS, quelle(s) données il souhaite creuser par enquête quantitative ou qualitative auprès des divers acteurs (sociaux, médico-sociaux, de l’emploi, etc.) et/ou des habitants.

Les outils de communication sur l’action

Les membres de l’UDCCAS, ont été informés de ce projet via mails suivis d’une réunion, lors de laquelle leur a été présenté ce qu’avait réalisé le CCAS de Tours avec un apprenti en 2015-2016, le bilan positif et le calcul du coût de mutualisation.

Les outils pour évaluer l’action

  • Suivi d’activité
  • Réunions d’échange et de restitution

Moyens

Moyens humains

1 apprenti mutualisé entre les CCAS/CIAS participant à cette action
1 chargé de mission mutualisé avec le CCAS de Tours

100 % temps d’apprenti en entreprise
Période universitaire totale 13 mois : du 1er sept 2016 au 30 sept 2017
De septembre à avril : 15 jours université et 15 jours auprès de l’UD
De mai à septembre : temps plein à l’UD
(+ congés)

30% temps de chargé de mission

Moyens matériels

1 ordinateur avec accès internet
1 téléphone

Coût/Budget

Masse salariale apprenti après déduction des aides à l’apprentissage 12 000 € pour 13 mois

Bilan

Cette action a séduit les 2 CIAS et 13 CCAS membres de l’UD. Après une présentation physique de l’apprenti retenu et la présentation des premières cartes réalisées pour un CIAS, plus de CCAS qu’initialement se sont inscrits dans cette démarche.

De plus, la communauté d’agglomération Tours Plus a demandé à pouvoir utiliser l’apprenti pour l’aider à préparer un recueil de données concernant les Personnes Agées. Le Conseil d’Administration de l’UD consulté s’est prononcé favorablement, et une convention entre l’UD et Tours Plus est en cours.

Les perspectives/suites de l’action

Il est prévu de continuer cette action cette année pour deux raisons :

  • tous les CCAS ne se sont pas inscrits dans la démarche cette année, et pourraient avoir envie de le faire l’année prochaine.
  • les CIAS/CCAS inscrits pourraient avoir besoin d’aide pour actualiser leurs données, ce qu’a choisi de faire le CCAS de Tours cette année.

Enfin, le partenariat avec Tours Plus pourrait être reconduit l’année prochaine, selon leurs besoins.

Estimation CCAS

N’importe quelle UD avec une université à proximité pourrait se lancer. Il ne faut pas avoir peur ! Le tuteur peut être le chargé de mission de l’UD (quand il y en a un) ou un élu.

Concernant la formation de l’apprenti, qu’il soit dans une filière de droit ou en science sociales, l’essentiel est qu’il sache travailler avec des données statistiques, les comparer et les analyser et qu’il ait des compétences avérées en cartographie (ou bien qu’il puisse s’appuyer sur un service de la ville pour cela).

Points de vigilance :

  • Disposer d’un n° SIRET, préparer registres obligatoires, adhérer à un régime complémentaire de retraite et de prévoyance,
  • Penser à prendre un comptable pour toutes les démarches administratives et fiscales.

Photo : Confluent de la Vienne et de la Loire à Candes-Saint-Martin
Touriste / Wikimedia Commons

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