Comité des usagers du CCAS de Reims

Présentation de l'action

Finalité de l'action

Le Comité des Usagers doit permettre à toutes les parties prenantes de prendre de la hauteur et doit favoriser la prise en compte du vécu des bénéficiaires afin d’améliorer le service rendu.

Principaux objectifs

L’Objectif Général est d’associer les usagers du CCAS au fonctionnement de celui-ci tout en se confrontant aux autres acteurs du territoire (partenaires du CCAS, collectivités, institutions, associations) :

• Lieu de co-construction, il ouvre la possibilité aux participants d’identifier des besoins prioritaires, de réaliser des diagnostics partagés, de faire des propositions collégiales d’axes d’amélioration des services.
• Instance de suivi et de mise en œuvre, il permet à chacun de s’assurer d’un retour sur les propositions émises lors des temps de rencontres, sur les actions innovantes et l’évolution des services.

Les Objectifs opérationnels permettent la participation, la consultation à tous les échelons en offrant différentes formes possibles d’engagement pour l’ensemble des parties prenantes :

• Un Comité d’animation qui se réunit 6 fois/an avant et après chaque comité : 15-20 personnes (usagers, bénévoles, professionnels) pour assurer la préparation et le suivi des Comités des Usagers, proposer les thèmes, valider les outils et la mise en œuvre des propositions.
• 3 à 4 Comités des Usagers par an : instance de rencontres en soirée à l’Hôtel de ville, ouvert au plus grand nombre (entre 60 et 100 participants) pour travailler en ateliers sur les besoins prioritaires, outils et services du CCAS et échanger sur les questions de précarité et de Lutte contre les exclusions.
• Des Groupes de travail réunis à huit reprises, répondant aux propositions des Comités des Usagers afin de construire les réponses, de travailler sur la rénovation/réactualisation des outils du CCAS, de proposer des axes d’amélioration des services et de faire évoluer concrètement les pratiques professionnelles.
• Le Conseil d’Administration du CCAS valide les thèmes proposés par le Comité d’Animation, valide les propositions émanant des Comités des Usagers et des groupes de travail et intègre ceux-ci dans le cadre de la politique d’action sociale et de réinsertion des personnes en difficultés sociales notamment en lien avec l’Analyse des Besoins Sociaux du CCAS de REIMS.

Fonctionnement de l'action

Le Comité d’Usagers n’a pas de membres fixes, mais est ouvert à toute personne souhaitant s’associer à la démarche : usagers du CCAS, professionnels du CCAS, partenaires et membres du Conseil d’administration. Le Comité ne prétend donc ni à la représentation ni à la représentativité. Le principe de libre adhésion se définit par une distribution de flyers aux usagers avec un coupon à retourner pour participation. Le but est que chacun puisse s'exprimer en son nom, à partir de son expérience.

Le Comité d’Animation a une composition plus réglementée et comporte des membres permanents : usagers du CCAS, élus, représentants des associations rémoises, agents du CCAS, et chargé de mission en charge du Comité. Tout ceux ci doivent être représentés de manière égale.

Pour les groupes de travail : la proposition de participer s'effectue lors des soirées. Inscription libre pour celles et ceux qui souhaitent s’investir au-delà des ateliers du comité des usagers. Les productions des groupes de travail : guide des aides, charte d’accueil, courriers du CCAS.

Des temps de formation des animateurs et rapporteurs d’ateliers permettent de produire une méthode d’animation, des outils, savoir-être et savoir-faire...  

Déroulement d’une rencontre du Comité Des Usagers

1er Temps : En plénière...

• Permettre à chacun de comprendre la démarche, le déroulé, le fonctionnement du Comité des Usagers (clarté, lisibilité, précaution du langage et des sigles).
• Prendre le temps d’un retour des précédentes journées, d’explication des instances, de l’avancée des travaux (tableau de suivi).
• Expliquer le thème de la journée et le fonctionnement des ateliers. Un retour est donné sur les actions proposées par le Comité, et le thème des échanges est présenté.

2ème temps : En ateliers...

• Des ateliers thématiques en petits groupes de 10-12 personnes, mêlant usagers, agents du CCAS, partenaires, et élus.
• Un binôme d’animateur/rapporteur agents du CCAS, partenaires avec une trame, des consignes d’animation...
• Le même thème, les mêmes questions, le même « timing » dans chaque atelier.

Les ateliers doivent faire émerger au moins deux propositions d'actions qui pourront être définies comme prioritaires lors de la séance de restitution.

3ème temps : Celui de la restitution en plénière...

• 2 ou 3 propositions validées en atelier par le groupe et transmises par les rapporteurs.
• Temps d’échange et de débat dans la salle.

Des actes sont réalisés et diffusés à l’issue de chaque rencontre.

Les outils pour évaluer l'action

• Présence des parties prenantes à chaque Comité des Usagers (usagers, agents du CCAS, cadres, élus, partenaires).
• Investissements des parties prenantes aux comités d’animation, groupes de travail.
• Prise en compte des élus du CCAS et de la Ville de Reims.
• Participation des partenaires en hausse.
• Un noyau dur d’usagers présents à chaque Comité (on retrouve certains usagers dans les groupes de travail), d’autres ont participé soit une fois, deux fois.

Moyens humains

• 0,2 ETP en moyenne du rédacteur du CCAS pour organiser/préparer, animer, réaliser la communication auprès des instances et partenaires, écrire et transmettre les comptes-rendus du Comité d’Usagers, du Comité d’Animation et des groupes de travail mis en place.
• Viennent s’ajouter la participation des agents du CCAS aux Comité d’animation, Comités des Usagers, temps de formation, groupes de travail : un équivalent de 30 jours sur une année puisque, en moyenne, 22 agents du CCAS (cadres, agents administratifs, travailleurs sociaux) participent à ces différentes instances.

Moyens matériels

• Les rencontres du Comité des Usagers (4 par an) se déroulent à l’Hôtel de Ville bénéficiant des services de la collectivité (matériel pédagogiques, outils de communication, temps de convivialité, informatique et sonorisation, salles, …).
• Les réunions du Comité d’animation se déroulent soit dans les locaux de Reims Métropole ou ceux de la Maison de la Vie Associative avec mise à disposition de matériel informatique/projection, le CCAS et l’URIOPSS Champagne Ardenne prenant en charge les dossiers des participants, matériel pédagogique.
• Idem pour les temps de formation des animateurs/rapporteurs d’atelier et les groupes de travail thématiques (issus des propositions des soirées « Comité ») : ceux-ci se déroulent soit dans les locaux de Reims Métropole ou ceux de la Maison de la Vie Associative avec mise à disposition de matériel informatique/projection, le CCAS et l’URIOPSS Champagne Ardenne prenant en charge les dossiers des participants, matériel pédagogique.

Coût total de l'opération

Budget / coût de l’opération (réalisé 2015)

Les principaux frais sont la production de documents, le paiement à l’URIOPSS Champagne Ardenne de l’accompagnement de la démarche suite à une convention de partenariat.

Partenaires opérationnels

Pour le Comité d’Animation

• Usagers du CCAS
• Associations : Mission locale – La Sève et le Rameau – ATD Quart Monde – Service Social CHU
• URIOPSS Champagne Ardenne
• Agents du CCAS

Pour le Comité des Usagers

• Usagers du CCAS
• Associations (présentes en 2015) : Association des Paralysés de France (APF) – Association Rémoise des Foyers Logements pour Retraités (ARFO) – ARMEE DU SALUT – ATD QUART MONDE – Circonscription de la Solidarité Départementale JADART – CAMP – Circonscription de la Solidarité Départementale CROIX- ROUGE – DDCSPP – ENVIE – EQUILIBRE MARNE – MISSION LOCALE – Office Rémois des Retraités et des Personnes Agées (ORRPA) – SERVICE SOCIAL CHU – SERVICE SOCIAL ASSURANCE MALADIE – Association Rémoise pour l’Emploi des Jeunes (AREJ) – Association des Travailleurs Maghrébins en France (ATMF) - INTERCAMPUS – UNIS CITE- REIMS HABITAT – LA SEVE ET LE RAMEAU – SOS FAMILLES EMMAUS – SERVICE DU VETEMENT – CHRS LE NOUVEL HORIZON – REIMS EMPLOI SOLIDARITE – SOS BEBE / EQUILIBRE – COLLECTIF CONTRE LES EXCLUSIONS – IME L’EVEIL – Maison de quartier WILSON (D’autres associations ont participé les années précédentes en fonction des thèmes du Comité des Usagers).
• URIOPSS Champagne Ardenne
• Agents du CCAS

Dans les groupes de travail

• Usagers du CCAS
• Associations : Mission locale – La Sève et le Rameau
• URIOPSS Champagne Ardenne
• Agents du CCAS

Lien avec d’autres instances de participation Des liens se sont tissés avec le CCRPA à travers l’URIOPSS qui accompagne l’animation du Comité. Des liens informels existent avec des Conseils de la Vie Sociale en CHRS, mais uniquement en raison de la participation de certains membres des CVS au Comité.

Lien avec des institutions, sollicitations, participation à des événements L’IRTS Champagne-Ardenne a fait appel au Chargé de mission en charge du Comité, pour faire des interventions sur la participation des usagers à destination des travailleurs sociaux en formation. L’intervention porte essentiellement sur les enjeux de la participation pour les politiques publiques, les usagers et les professionnels. Le Comité des Usagers, son fonctionnement ainsi que les missions du CCAS sont également présentées de même que les différentes formes de participation comme le CVS, le CCRPA, le CNLE à travers le collège des usagers.